Velkommen til AktivKommune manualen

Om AktivKommune

AktivKommune er en bookingløsning som er utviklet i samarbeid mellom Stavanger, Bergen, Fjell og Ålesund kommune. Løsningen er skybasert og håndterer administrasjon og utleie av kommunale bygg, anlegg som for eksempel idrettshaller og kulturlokaler og kommualt eiet utstyr som for eksempel AV-utstyr, idrettsutstyr og kanoer.

Løsningen tilbyr:

  • Mulighet til å søke om leie
  • Oversikt over tilgjengelige anlegg og bruksmuligheter
  • Administrativt verktøy for utleie med grensesnitt mot kommunens administrative løsninger (for eksempel økonomi/fakturering)

Brukerdel og administrasjonsdel

Bookingløsningen består av en administrasjonsdel (backend) og en brukerdel (frontend).

Frontend er løsningen som sluttbrukerne vil se på hjemmesiden. Fra frontend er det mulighet for å søke på bygg, organisasjon og ressurser. Herfra kan brukere hente informasjon om tilgjengelighet, treningstider, arrangementer. Lagledere og organisasjoner som er gitt tilgang til administrasjon av tildelte tider på de enkelte bygg, kan logge seg inn ved hjelp av ID-porten for administrasjon via frontend. Fra frontend kan brukere søke om f.eks. leie av et anlegg, og laget/organisasjonen må selv viderefordele tildelt tid til sine undergruppen (gjennom såkalt interntildeling). Kommunikasjonen foregår ved hjelp av elektronisk skjema og oppdateringer blir sendt ut via e-post og/eller SMS.

Administrasjonsdelen (backend) består for det meste av administrasjonsfunksjoner for de ansvarlige i kommunen. Her finnes muligheter for registrering av organisasjoner, bygg, ressurser osv. I tillegg finnes det funksjoner for overføring av fakturainformasjon til kommunens økonomisystem. Fra denne delen av systemet vil de ansvarlige også kunne sette opp sesonger for et anlegg, dvs. bestemme hvilke dager og klokkeslett et lag/organisasjon får bestille tid i et bygg og hvem som skal ha tilgang til å gjøre dette de enkelte ukedager og tidspunkt. Fra backend vil de ansvarlige også håndtere søknader fra publikum.

Om manualen

De resterende sider i denne manualen omtaler de mest aktuelle rollene, og hva de kan gjøre.
Rollene er:

  • Innbygger
    • > finne ressurs,
    • > sende søknad og
    • > eventuelt avlyse tildelt tid
  • Lag og organisasjoner
    • > oppdatere opplysninger om lag/organisasjon,
    • > opprette undergrupper og delegater og
    • > opprette interntildelinger
  • Saksbehandler
    • > oppsett av ressursgrupper og utleieobjekter
    • > søknadsbehandling,
    • > fakturering,
  • Superbruker (systemadministrator)
    • > enklere versjon av systemadminstrator,
    • > oppsett av systemet
  • Utvikler
    • > om systemet og utviklingen av det; kun for spesielt interesserte

Enkelte sider er passord-beskyttet. Passord blir delt ut til administratorer for de kommuner som bruker løsningen.