Hvordan legge til en ny undergruppe eller avdeling i din organisasjon?

Dersom din organisasjon består av flere avdelinger eller undergrupper, kan disse registreres/legges til eller endres når du er innlogget som delegat i AktivKommune.

For å gjøre legge til ny undergruppe/nytt lag i din organisasjon, gjør dette etter innloggingen:

Klikk på din organisasjon i menylinjen og
klikk deretter på «Ny gruppe» under gruppeoversikten. Følgende skjermbilde dukker opp:

Klikk på «Ny gruppe» for å legge til en ny undergruppe eller avdeling. Her kan du legge inn:

Feltnavn Aksjon / Forklaring
Gruppe/lag Skriv inn gruppenavn. F.eks. Jenter 2008
Kortnavn (til gruppa) Skriv kortnavnet til gruppa. Det er dette navnet som vises i kalenderen ved interntildelinger.
Organisasjon Skriv inn navn på hovedorganisasjon/lag og velg denne.
Aktivitet Velg den aktivitetstypen som passer best til gruppa
Beskrivelse Her kan du skrive en kort beskrivelse om hva gruppa gjør/ er
Ansvarlig gruppeleder Her kan du skrive inn navn, telefon og e-post til ansvarlig gruppeleder. Det er mulighet for å registrere opptil to kontaktpersoner for gruppen.

Trykk «Legg til» når du er ferdig.

NB! Dersom du er delegat for flere organisasjoner, så må du være nøye med å oppgi hvilken organisasjon du representerer før du legger til nye undergrupper eller interntildelinger.

Hvordan endre en eksisterende tildeling?

Tildelinger for en sesong foretas i funksjon for sesongkalender i Aktiv kommune. Det vil allikevel kunne oppstå situasjoner der saksbehandlere ønsker å opprette tildelinger utenom sesongtildelingene. Mens et arrangement ofte er en type hendelse, er en tildeling gjentakende faste tider på ukedager for en organisasjon. Organisasjonen har gjerne søkt på forhånd om faste tider og tildelingen blir da opprettet som generelle rammer.

Tildeling kan opprettes fra menyvalg: BOOKING => SØKNADER => TILDELINGER. Velg «Ny tildeling». Det må fylles inn organisasjon, hvilken ukedag det gjelder, fra/til et klokkeslett, eventuelt en pris og ressurs. Dersom det ønskes opprettet tildeling utover en dag, må det krysse av at tildelingen skal gjelde for inneværende sesong og sesongen må angis.

Ved valget «Lagre» opprettes tildelingene fra dagens dato og ut sesongen. Tildelingen blir synlig i kalender og tilgjengelig for ansvarlige i organisasjonen som har fått tildelingen.

Du kan også opprette tildelinger fra menyvalget «Booking/søknader/Kalender ukeplan»: Søk frem og velg bygget du ønsker å registrere en tildeling på:

Klikk deg inn på bygget og du vil få frem kalender:

Finn en ledig tid innenfor rammene som er gitt for bygget og dobbeltklikk:

Du får da opp valg for oppretting av tildeling:

** bilde **

Legg inn organisasjon og velg om det skal oppdateres ut sesong. Du må også selvfølgelig angi riktig sesong du ønsker å opprette tildelingen på:

Velg «Lagre» nede til venstre og tildelingene opprettes ut sesongen.

TIPS: Det er forskjell på om dere oppretter en tildeling for èn eller flere ressurser. Opprettes det en tildeling som gjelder for bare en ressurs vil denne være uavhengig av andre ressurser ved en evt senere sletting/avbestilling. Opprettes en tildeling som inneholder to eller flere ressurser vil disse henge sammen og ikke kunne slettes uavhengig av hverandre.

Hvordan legge til en ny delegat i din organisasjon?

Delegater har på vegne av sin organisasjon mulighet til å endre innholdet på de tildelinger som er gitt til organisasjon. Å endre innholdet i en tildeling er det samme som å kunne opprette og endre på interntildelinger på vegne av organisasjonen.

Delegatene kan også opprette og endre (under)grupper i organisasjonen, og de kan også opprette og endre opplysninger om andre delegater i sin organisasjon.

Det er i utgangspunktet bare styremedlemmer (som er registrert i frivilligregisteret i Brønnøysund) som kan delegere fullmakt/tilgang videre til nye delegater i sin organisasjon, men denne fullmakten kan de delegere videre ved å opprette nye delegater i sin organisasjon.

Tildeling
En tildeling er en avgrenset brukstid gitt til en organisasjon på et bestemt utleieobjekt. Organisasjonen kan selv fordele denne tildelingen videre til sine undergrupper. Et eksempel: Idrettslaget «Skjalg» får tildelt tid hver tirsdag fra kl. 16 til 22 (vårsesongen 2019) på et bestemt utleieobjekt (f.eks. bane 1 i Stavanger idrettshall). Dette er en konkret tildeling.
.
Interntildeling
Mens en tildeling registreres på en (hoved)organisasjon, registreres en interntildeling som regel til en (under)gruppe eller et lag i denne organisasjonen. Et eksempel: Representanter(delegater) fra idrettslaget «Skjalg» interntildeler videre sin tildelte tid (se eksempel for tildeling over) videre til sine undergrupper; jenter 2003 får tiden fra kl. 16 -18, og gutter 2005 får tiden fra kl. 18 – 20, og juniorene får tiden fra kl. 20-22 på den aktuelle tirsdagen. Av den ene tildelingen har altså «Skjalg» laget tre interntildelinger innad i klubben.

For å registrere en ny delegat for din organisasjon, klikk på din organisasjon øverst i menylinjen. Følgende skjermbilde dukker opp:

Klikk på «Ny delegert», og et nytt skjermbilde dukker opp.

I det nye skjermbildet kan du legge inn opplysninger om delegaten:

Feltnavn Aksjon / Forklaring
Navn Navn til delegaten
Fødselsnummer Skriv inn fødselsnummer til delegaten (11-siffer). Denne opplysningen trenger systemet for å kunne gjenkjenne personer som logger seg på via ID-porten.
E-post Skriv inn E-postadressen til delegaten
Telefon Skriv inn telefon-nummer til delegaten
Organisasjon Skriv inn organisasjon/gruppenavn og velg rett organisasjon / gruppe

Trykk «Legg til» til slutt.

Hvordan opprette en tildeling?

I systemet opererer vi med begrepet «Sesonger» for de utleieforhold (tildelinger) som er like fra uke til uke. Det opprettes en sesong for hvert ressursgruppe (bygg/anlegg), f.eks. for vårsemesteret eller høstsemesteret. Kommunen gir i tildelingen en rammetid for når en organisasjon skal disponere en eller flere utleieobjekter (ressurser) i et bygg/anlegg, og legger inn tildelinger til organisasjonene på de aktuelle tidspunktene.

For å opprette en sesong velger du kommandoen
BOOKING => BYGG/ANLEGG => SESONGER

og velger «ny sesong». 

Når du angir navn på sesongen anbefales det å inkludere navn på bygget/anlegget det opprettes sesong på, f.eks. «Slåtthaughallen vår 2010». Angi hvilke uteleieobjekter (ressurser) som skal være med i sesongen du oppretter.

Det er fullt mulig å lage en sesong for en ressurs i et bygg og en annen sesong for en annen ressurs i samme bygg dersom det skulle være behov for dette. 

For å gjøre arbeidet med tildelinger enklest mulig anbefales det å opprette en uke med alle tildelingene, for så å kopiere denne uken utover alle ukene i sesongen.

Velg så «Lagre».

Når sesongen er lagret vil du få valget mellom å «endre», legge inn «rammetid» eller se på «ukeplan».

Velg «rammetid». 
Legg inn rammetidene og når du er ferdig, og velg «Avbryt» for å gå tilbake til sesongen.

Fra sesongbildet kan du velge «Ukeplan».
Velg her «Ny tildeling».
Her angir du en organisasjon du ønsker å tildele tid til ressursene i bygget/anlegget.

Merk at du her også kan legge på en pris. Denne prisen blir pr. tildeling og overføres til faktureringssystem ved endt leie. Det er i mange tilfeller ikke vanlig å angi noen pris.

Fyll inn informasjon om organisasjon, tid, pris og hvilke ressurser som følger med tildelingen og
trykk «Lagre».

Det opprettes tildelinger til organisasjonen i kalender:

Gjenta «ny tildeling» på samme eller andre organisasjoner som skal disponere bygget/anlegget til du har en repeterbar ukeplan.
Når du er fornøyd med planen velger du «Kopier til kalender». 

Klikk «Forhåndsvisning» for å generere forlag til hvilke tildelinger som lages.
Dersom dette ser greit ut velger du «Lagre».

Ukekalender for bygg/anlegg med ressurser opprettes med tildelinger over angitt periode. Det er fullt mulig å gjøre operasjonen i flere omganger, dvs. gå tilbake til ukeplan og legge inn flere tildelinger på ledige dager og gjenta prosessen. Brukere av AktivKommune vil nå kunne se tildelingene i kalenderen. 

Dersom du ikke ønsker å vise tildelingene i Aktiv kommune umiddelbart, kan du på sesongen sette denne til «inaktiv» og sette den til «aktiv» senere. Det anbefales å opprette en tildeling for en ressurs om gangen slik at ressurser kan avbestilles eller slettes uavhengig av hverandre.

Hvordan opprette et arrangement?

Saksbehandlere i kommunen har mulighet for å opprette arrangementer, tildeling og bookinger uten at det ligger en søknad eller en sesong til grunn. Dette er nyttig dersom det kommer inn henvendelser pr telefon eller en organisasjon behøver til vedlikehold av tildelinger. Det er opp til hver enkelt kommune og saksbehandler om de velger å ta i mot slike forespørsler.

Arrangement

Et arrangement opprettes vanligvis med opprinnelse i en søknad. Arrangement kan også opprettes av saksbehandlere i kommunen, der de vet det vil oppstå ulike hendelser som konserter, stevner, bydager osv. Bookinger tildeles ved to forskjellige metoder;
som tildeling (gjentakende bookinger for en hel sesong) eller
som arrangement (enkelthendelse).

Arrangement prioriteres høyere enn tildelinger i AktivKommune og vil overskrive en tildeling. Dersom en tildeling blir overskrevet kan det sendes varsel til kontaktperson for tildelingen. For å bli varslet om avlyste arrangement som overskriver tidligere tildelinger, anbefales det å opprette tildelinger før man legger til arrangementer. Dersom man heller oppretter arrangementer før man legger til tildelinger vil det varsles om at tildelingen ikke blir opprettet, men man vil ikke få varsel dersom et overlappende arrangement avlyses.

Det er også mulig å legge inn hendelser som arrangement, f.eks. dersom det har vært brann, vannskader på bygget eller bygget er stengt på grunn av vedlikehold.

I menyen kan man opprette arrangementer ved å velge kommandoen:
BOOKING => SØKNADER => ARRANGEMENTER.

Her vises oversikt over alle arrangementer som er opprettet tidligere. Skal du finne et tidligere opprettet arrangement kan du søk opp dette på søkefeltene øverst.

Velg «Ny»-knappen over arrangementsoversikten og du kommer over i skjermbilde for opprettelse av arrangement. Her fyller du ut detaljer om arrangementet.

Merk spesielt punkt «Når» ; Her kan man angi fra/til en dato for å legge et arrangement over flere sammenhengende dager, eller angi enkeltdager med «Legg til dato». Bruk «Legg til dato» dersom du oppretter et arrangementet som går over flere dager, men som ikke pågår hele dagen i perioden.

Legg inn resten av informasjonen som er nødvendig og velg «Lagre».

Arrangementet blir opprettet og du kommer over i bildet som viser at arrangementet er opprettet.

Det kommer opp varsel dersom arrangementet kommer i konflikt med en booking eller tildeling. Skjema for varsling av kontaktpersonen for den tidligere bookingen ligger lenger nede i skjermbildet.

Registrering av kontaktinformasjon og fakturainformasjon

Krav til kontaktinformasjon og fakturainformasjon vil variere avhengig av type arrangement. Dersom et arrangementene er i regi av kommunen bør kommunen opprettes som en organisasjon i systemet. For organisasjoner eller enkeltpersoner som søker om enkeltarrangement og skal faktureres legges det inn fakturainformasjon ved bruk av kommandoen:
BOOKING => SØKNADER => ARRANGEMENTER :

Organisasjoner som allerede er lagt inn i AktivKommune kan velges fra en liste ved å skrive navnet eller organisasjonsnummer under «Organisasjon». Dersom arrangementet registreres av en person endrer man «Organisasjonsnummer» til «Fødselsnummer» og fyller inn informasjonen som kreves.

Arrangement – fordelt på flere dager

For å opprette flere like arrangement over flere dager brukes «Legg til dator» under «Når» i søknadsbehandlingen.
Gå inn på kommandoen:
BOOKING => SØKNADER => ARRANGEMENTER

og trykk på «Nytt arrangement»-knappen for å fylle ut hva det gjelder.
Under punktet «Når» kan man angi første fra/til dato.
Klikk så på «Legg til dato» for å registrere arrangementet på flere dager.

Når alle tidspunkter er lagt inn fylles resten av informasjon om navn, epost, pris osv.

Velg til slutt «Godkjenn» nede til venstre. Arrangementene opprettes i kalender og du kommer over i bildet som viser kobling til alle arrangementer som er opprettet.

Det kommer opp varsel dersom arrangementet kommer i konflikt med en booking eller tildeling. Skjema for varsling av kontaktpersonen for den tidligere bookingen ligger lenger nede i skjermbildet.

Du kan også klikke deg inn på hvert enkelt arrangementet som har blitt opprettet. Du vil da se at dato og tid under punktet «Når?» endrer seg.

Her har du mulighet til å sende ut varsel, gjøre endringer, eller sette til «Inaktiv» hvis et av arrangementene blir avlyst uten å påvirke de andre arrangementene.