Hvordan endre informasjon for lag eller legge til ny organisasjon?

Daglig leder, styremedlemmer og personer som er lagt til som delegater i AktivKommune kan endre informasjon for sitt lag eller organisasjon.

For å utføre endringer må du logge inn i AktivKommune via ID-porten.
Etter at du har logget deg på via ID-porten, vil din organisasjon vises i menylinjen øverst til høyre. (til venstre for «Orgnr/Logg ut»)
Klikk på organisasjonsnavnet i menylinjen, og et nytt skjermbilde dukker opp.

Som delegat har du tilgang til å endre og legge til informasjon for din organisasjon. En «endre/rediger» knapp øverst til venstre på den organisasjonens side.

Klikk på

eller

for å endre eller legge til informasjon om organisasjonen/ laget:

Feltnavn Aksjon / Forklaring
Organisasjon Skriv inn det offisielle organisasjonsnavnet
Kortnavn (til organisasjon) Skriv inn et kortnavn på organisasjonen. Dette navnet blir synlig i kalenderen når organisasjonen har fått en tildeling eller et arrangement.
Organisasjonsnummer Skriv inn det 9-sifrede organisasjonsnummeret (Brønnøysund: se: brreg.no )
Hjemmeside Om organisasjonen har ei heimeside på internett, skriv inn denne adressa. (f.eks. http://www.organisasjonsnavn.no)
Telefon Om organisasjonen har en felles kontakttelefon («sentralbord»), skriv inn dette her.
E-post Om organisasjonen har en felles e-postadresse, skriv inn denne her.
Fakturainformasjon Her velger du om organisasjonen skal legges inn med 9-sifret org-nummer eller om faktureringen skal gå via enkeltperson (11-sifret fødselsnummer)
Gate Om organisasjonen har ei adresse, skriv gateadressa her.
Postnummer Skriv inn et firesifret postnummer
Poststed Skriv inn poststed.
Område/Bydel Velg det området eller bydelen som er mest aktuell for organisasjonen.
Vis i portal Her kan saksbehandler avgjøre om organisasjonen/laget skal være synlig i frontend av AktivKommune, eller ikke.
Aktiviteter Velg den aktivitetstypen som passer best. Om du ikke finner din aktivitet, ta kontakt med saksbehandler i din kommune. Saksbehandler kan registrere inn ny aktivitetstype.
Beskrivelse Her kan du skrive en kort beskrivelse av hva din organisasjon gjør, eventuelt formål.
Bookingansvarlig Legg inn kontaktinformasjon til bookingansvarlig.

Trykk «Lagre»

når du er ferdig.

Hvordan bestiller jeg et utleieobjekt (lokale, anlegg eller utstyr)?

For å bestille leietid på en ressurs/utleieobjekt (et lokale, et anlegg eller utstyr), er følgende aktiviteter aktuelle:

Steg Aktivitet
1. Finn aktuell ressurs/utleieobjekt
2. Finn aktuelt leietidspunkt (ledig eller ikke ledig)
3. Fyll ut søknad
4. Motta bekreftelse på søknad
5. Eventuell korrigering av søknad
6. Eventuell sjekk av status for søknaden

Mer om de ulike stegene her:

1. Finn aktuell ressurs/utleieobjekt

Når du ønsker å leie et lokale, anlegg eller utstyr, så går du til nettsiden for AktivKommune i din kommune.

Hvis du vet navnet på ressursen (det vil si et lokale, et anlegg eller utstyr) du ønsker å leie, så kan du skrive navnet på ressursen i frisøkfeltet. Når du har skrevet det du ønsker, trykker du på enter eller klikker på
forstørrelsesglass

Ønsker du et mer filtrert søk (avansert søk), klikker du på
Avansert søk

Ved avansert søke har du mulighet til å spesifisere søket ditt eller filtrere treffene du har fått i frisøket.
Når du har haket av for det du ønsker, klikker du på
oppdater resultat

I begge tilfeller vil søkeresultat som matcher søkekriteriene dukke opp under søkefeltet.
Etter å ha funnet aktuell(e) ressurs(er), så får du opp et nytt skjermbilde som gir informasjon om det den ressursen/det utleieobjektet du klikket på.

2. Finn aktuelt leietidspunkt

Ønsker du å se ledig tid/hva som skjer på den aktuelle ressursen, så klikker du på
ressurskalender

eller
Kalender

avhengig av hvilket bilde du er inni.

I det nye skjermbildet vil en kalender vise når ressursen/lokalet er booket av andre eller når det er ledig.

Ønsker du å leie ressursen eller lokalet gjøres dette ved å klikke på ønsket dag og tid i kalenderen, eller ved å klikke på
ny søknad
oppe i venstre hjørne.

Du vil kunne søke på tid som alt er «opptatt», og saksbehandler vil likevel kunne tildele den tiden du ønsker gitt at kommunen ønsker å prioritere din aktivitet/ditt arrangement spesielt. Hva som skal prioriteres vil variere fra kommune til kommune, men som regel vil aktiviteter tilknyttet barn og unge ha fortrinn.

Du vil så sendt til et nytt skjermbilde for selve søknaden og må fylle ut nødvendig informasjon:

3. Fyll ut informasjon søknaden

I søknadsskjemaet er det en rekke opplysninger som må fylles ut. De felt som er obligatoriske å fylle ut er merket med en stjerne (*)

Feltnavn Forklaring/ Aksjon
(*) Hvorfor? Informasjon om aktiviteten/arrangementet. Velg fra nedtrekkmenyen. Legg inn navn på aktivitet/arrangement slik det skal vises i kalenderen. Gi så en kort beskrivelse av aktiviteten/arrangementet.
(*) Hvor mange? Oppgi forventet eller estimert antall deltakere.
(*) Hvor? Velg bygg/anlegg for aktiviteten/arrangementet og tilhørende ressurser du ønsker å leie.
(*) Når? Velg dato og klokkeslett for gjeldende leieperiode. Du kan legge til flere datoer ved å klikke på Legg til dato . Alternativt kan du skrive i kommentarfeltet at du ønsker å leie/låne ressursen f.eks. tirsdager hver andre uke fra kl. 18 til 21.
(*) Hvem? Kryss av for hvilken hovedmålgruppe aktiviteten/arrangementet er rettet mot. Velg den aktiviteten som dekker best om flere valg er aktuelle.
(*) Kontaktinformasjon Oppgi kontaktinformasjonen til bestillingsansvarlig.
(*) Ansvarlig søker/ Fakturainformasjon Velg fødselsnummer eller organisasjonsnummer fra nedtrekkmenyen. Skriv inn fødselsnummer/organisasjonsnummer. Skriv også inn fakturaadresse.
(*) Juridiske betingelser Du må akseptere de juridiske betingelsene for å få lov til å leie.
Vedlegg Har du behov for å legge ved vedlegg/filer (et dokument, bilde) kan dette gjøres her.

Når søknaden er ferdig utfylt, sender du den ved å klikke på
send

4. Bekreftelse på mottatt søknad

Du vil så få et nytt skjermbilde med oppsummering av søknaden din. Øverst vil en tekst med grønn bakgrunn fortelle hva som skjer med søknaden.

Du får også tilsendt en e-post som bekrefter at søknaden er sendt/mottatt, og hvor det ligger en lenke som du kan følge søknadsprosessen din via.

I noen få tilfeller kan det hende at denne e-posten havner i «Spam»-mappen på din e-postkonto. Dersom du ikke finner e-posten i «Innboksen», så kan du lete i «Spam»-mappen.

5. Eventuell korrigering på søknad

Skulle du ønske å endre på eller komme med tilleggs-opplysninger som du har gitt i søknaden, eller søke om et annet tidspunkt, så kan du klikke på lenken som ligger i e-post-svaret du fikk.
Ved å skrive inn tekst i «Legg til en kommentar» , og
deretter trykke på «Legg til kommentar«,
så sender du de nye og oppdaterte opplysningene til saksbehandler.

Se også avsnittet: kanseller søknad for hvordan du kansellerer søknaden (eller avbestiller eller avlyser bookingen om den alt har blitt godkjent av saksbehandler)

6. Eventuell sjekk av status for søknaden

Søknaden din vil normalt ha en av de følgende statuser;

    * «Ny»
    * «Under behandling»
    * «Godkjent» eller «Avslått»

Du vil kunne følge status til søknaden ved å trykke på lenken til søknaden som er oppgitt i en av e-postene du har fått i forbindelse med søknadsprosessen.

Du vil få en egen melding via e-post når søknaden blir «Godkjent» eller «Avslått«. Det nytter ikke å svare på e-postene du får fra systemet, men du kan sende meldinger til saksbehandler via systemet, se punkt 5 over.

Endre brukergrensesnitt i backend

Det ligger flere predefinerte brukergrensesnitt inne i Aktiv kommune som også kan anvendes på administrasjonsdelen (backend). Det anbefales å beholde standardinnstillingene «portico». Dersom brukergrensesnittet skal forandres velger du Innstillinger i menylinjen oppe til høyre. Deretter velger du innstillinger nede på skjermbildet.

Velg ønsket brukergrensesnitt fra nedtrekksmenyen «template».

Når du er ferdig klikker du på «Lagre» og det valgte brukergrensesnittet aktiveres.

Hvordan kan jeg oversette Aktiv kommune?

Du kan sende oss en melding her dersom du kan bidra til en bedre oversetting av AktivKommune.

Brukergrensesnitt for publikum (Frontend)


Bokmål

sist oppdatert 1.12.2017

[table id=1 /]


Nynorsk

sist oppdatert: trenger oversetting

[table id=2 /]


Samisk

sist oppdatert: trenger oversetting

[table id=3 /]

Hvordan oppdatere språkfil?

Om du opplever feil i skjermtekst må en utvikler rette feilen. Deretter kan du gjøre følgende:

  • Gå til https://site1.aktiv-kommune.no/[kommunenavn]/setup/
  • Logg inn med riktig passord som er tilsendt i tidligere epost
  • Velg Manage Languages
  • Velg Install