Hvordan kansellere/avlyse bookinger på grunn av uforutsette hendelser i et bygg/anlegg?

Noen ganger opplever vi at et bygg/et anlegg (altså en ressursgruppe) som er leid ut ikke kan leies ut på grunn av at noe utforutsett har skjedd. Dette kan for eksempel være at det har kommet en vannlekasje, eller at utleieobjektet (ressursen) har blitt ødelagt og ikke kan brukes. Uansett grunn må innbyggere eller lag/organisasjoner som har fått godkjent en booking (et arrangement eller en tildeling) varsles om at de ikke lengre kan bruke utleieobjektet.
Bruk gjerne kommandoen:

BOOKING => SØKNADER => KALENDER-UKEPLAN

for å få oversikt over tildelinger og arrangementer på det aktuelle bygget/ anlegget, og som må avlyses/varsles på grunn av den uforutsette situasjonen.

Avlyse/kansellere en tildeling

Måten en tildeling blir kansellert/avlyst på er denne:
Saksbehandler legger inn et arrangement i det tidsrommet som utleieobjektet og/eller ressursgruppen blir utilgjengelig. Det nye «arrangementet» vil da overskrive (ta over tiden) til tildelingen som ligger der fra før. (Det nye arrangementet bør få tittelen «Stengt på grunn av….», se lenger ned på denne siden)
På denne måten får søker (innbygger eller lag/organisasjon) automatisk varsel (via e-post og/eller SMS) om at det er oppstått en situasjon som gjør at tildelingen deres er avlyst og ikke lar seg gjennomføre.

Avlyse/kansellere et arrangement.

Dersom det er godkjent arrangementer på den ressursgruppen som er blitt utilgjengelig for utleie, så må saksbehandler fjerne/slette alle arrangementer som er godkjent i aktuell periode. Saksbehandler må derfor med å gå inn på hver aktuelle søknad og trykke på knappen Avslå søknad for alle arrangementer som er i godkjent i tidsrommet som bygget/anlegget skal være utilgjengelig.

Her er selve rutinen for å avlyse/kansellere et arrangement. Velg kommandoen:

BOOKING => SØKNADER => ARRANGEMENTER

Her sorterer du i filteret slik at du får arrangementer tilknyttet aktuelt bygg under kolonnen «bygg/anlegg». Bruk gjerne også «Søk»-feltet. Du vil da se alle godkjente arrangement tilhørende dette bygget/anlegget.
Finn de arrangementene som ligger i tidsrommet hvor bygget/anlegget skal stenges.

Klikk på et av arrangementene. Du vil da bli tatt til et nytt skjermbilde som viser deg informasjon om det aktuelle arrangementet. På bunnen av denne siden er det en knapp som heter Tilbake (eller «Attende» på nynorsk). Når du klikker på den knappen blir du tatt til søknaden. Her kan du i bunnen av siden trykke på knappen Avslå søknad hvis du allerede er saksbehandler. Husk å skrive en informativ kommentar til søker.

Hvis du ikke er opprinnelig saksbehandler, må du først bli saksbehandler for søknaden, for deretter å avså søknaden (som over).

Fortsett å avslå søknader (kansellere arrangementer) til du har avslått alle arrangementene som ligger i tidsrommet hvor bygget/anlegget skal være utilgjengelig for utleie.

Når dette er gjort, oppretter du et nytt arrangement for å overskrive alle tildelinger slik at de aktuelle lag/organisasjoner/søkere får melding om kanselleringen (se avsnittet «Avlyse/kansellere en tildeling» over).

For å opprette et «stengt»-arrangement bruker du kommandoen
BOOKING => SØKNADER

Her klikker du på
ny

Et nytt skjermbilde dukker opp, og du må fylle ut skjemaet på ordinært vis:

Fyll ut aktuell informasjon i søknadsskjemaet (egentlig: informasjon om avlysningen/kanselleringen).

Feltnavn Aksjon /Forklaring
Hvorfor Informasjon om aktiviteten/arrangementet. Velg fra nedtrekksmenyen. Informasjon om arrangementet er det som vil vises i kalenderen, og du legger derfor her inn den innformasjonen du ønsker skal vises i kalendere. For eksempel: «Stengt grunnet reparasjoner.»
Hvor mange? Du må angi et estimat av antall deltakere for å kunne sende søknaden./ Nokså irrelevant, men et tall må oppgis.
Hvor Velg bygg/anlegg for aktiviteten/arrangementet og tilhørende ressurser som skal stenges eller ikke være tilgjengelig.
Når? Velg dato og klokkeslett for perioden hvor ressursen skal være stengt eller utilgjengelig. Du kan legge til flere datoer ved å klikke på Legg til dato .
Hvem Selv om ikke dette er et arrangement med deltakere må man velge en målgruppe for å kunne sende inn søknaden.
Kontaktinformasjon Selv om dette er ikke en ordinær bestilling, så må man oppgi en kontaktperson for «arrangementet».
Ansvarlig søker/ fakturainformasjon Du må oppgi en person som skal stå ansvarlig for søknaden, oppgi gjerne deg selv.
Juridiske betingelser Godkjenn de juridiske betingelsene.

Når søknaden er ferdig utfylt sender du den ved å klikke på
Send

Når søknaden er sendt, er det viktig at du husker å gå inn å godkjenne søknaden og opprette et arrangement (i «stengt-perioden»), ellers vil det ikke overskrive eksisterende arrangementer og tildelinger.

For å behandle en søknad kan du følge rådene i manualen for Hvordan behandle innkomne søknader?

Hvordan kansellere/avbestille en booking?

Av ulike grunner kan du som alt har fått tildelt brukstid på en ressurs, ha behov for å kansellere eller avbestille denne. For å unngå at du risikerer å bli fakturert for ubrukt tid (som er aktuelt hos noen kommuner), og ikke minst gjøre ressursen tilgjengelig for andre leietakere, så må du melde fra om at du ikke trenger å leie/låne ressursen likevel på aktuelt tidspunkt.

For å avbestille/kansellere en enkeltbooking gjør du følgende:

  1. Finn fram en av e-postene du fikk når du mottok bekreftelse på at søknaden er mottatt. Du kan også bruke lenken som ligger i e-posten som bekrefter at bookingen er godkjent og at du har fått leie/låne ressursen.
  2. Når du klikker på lenken i e-posten, blir du sendt direkte til søknaden din.
  3. Legg til en kommentar om at du ønsker å kansellere/avbestille bookingen din. Husk å trykke «Lagre» kommentaren.
  4. Saksbehandler vil motta kommentaren din og vil sørge for å slette bookingen i systemet. Dette gjøres ved å avslå søknaden din.
  5. Når bookingen er kansellert/slettet, så vil du motta en e-post som forteller at bookingen din er avslått.

Bookingen din er dermed slettet, og andre kan leie ressursen på det aktuelle tidspunktet.

Hvordan legge til aldersgruppe?

Begrepet aldersgrupper har i AktivKommune to funksjoner:

  1. Statistikkformål: Aldersgrupper har, sammen med målgrupper, som formål å gjøre det enklere å samle inn statistikk over hvem som bruker utleieobjektene.
  2. Fakturering: Flere kommuner praktiserer gratis utleie til barn og ungdom, mens for voksne er det laget en prisliste som danner grunnlag for fakturering av utleie. Med aldergrupper vil saksbehandler kunne avgjøre om utleieforholdet skal faktureres eller ikke, og samtidig kunne sette korrekt utleiepris basert på prislisten.

For hver fagavdeling/toppnivå (aktivitet) kan en kommune opprette egne aldersgrupper. For eksempel kan en kommune bestemme at for fagavdelingen/toppnivået «Kultur» skal utleie spesifisere barn og ungdom i tre ulike aldersgrupper; f.eks. «Barn 0-6 år» og «Barn 7-12 år» og «Barn/ungdom 13-18 år», mens de for fagavdelingen/toppnivået «Idrett» ønsker kun å ha en samlet gruppe: «Barn/ungdom 0-18 år».

For å legge til en ny aldersgruppe velger du kommandoen:

BOOKING => INNSTILLINGER => ALDERSGRUPPE

Skjermbildet som dukker opp ser slik ut:
skjermbilde aldersgruppe

Ved å klikke på navnet på aldersgruppen kan du gjøre endringer i den valgte aldersgruppen.

For å lage ny aldersgruppe klikker du på
ny

Fyll ut informasjonen om aldersgruppe:

Feltnavn Aksjon/ Forklaring
Aktiviteter: Velg aktivitet (toppnivå) fra nedtrekksmenyen som aldersgruppen skal gjelde for.
Navn: Navn på aldersgruppen, f.eks. Barn 0-6 år, Barn 0-16 år
Sortering: ..Ikke i bruk…
Beskrivelse: Beskrivelse av aldersgruppen.

Når du er ferdig klikker du på
lagre

Hvordan legge til ny målgruppe?

For å få mulighet til å ta ut statistikker for hvem som leier og bruker utleieobjektene (rom , anlegg, utstyr), så er begrepet målgrupper tatt i bruk i AktivKommune. Det er kommunene selv som bestemmer hvilke og hvor mange målgrupper som skal opprettes og som dermed skal være med i statistikken.

I nåværende versjon av systemet er det publikum/lag/organisasjoner som krysser av for aktuell målgruppe i søknadsskjemaet.
Om det er behov for det, så har saksbehandler mulighet til å korrigere denne avkryssingen senere i saksbehandlingen.

Det er sannsynlig at både praksis og utforming på denne funksjonen blir korrigert i de kommende versjoner av systemet. Målsettingen er at søknadsprosessen skal være så enkel som mulig, og statistikken blir trolig bedre om det er saksbehandler som krysser av for målgruppe (basert på søknadstekst elles og erfaringer fra tidligere).

For å opprette og definere en målgruppe bruker du kommandoen
BOOKING => INNSTILLINGER => MÅLGRUPPE

Du får da opp dette skjermbildet:

maalgruppe

Du kan endre på eksisterende målgrupper ved å klikke på (det blå) navnet på aktuell målgruppe. Du åpner da et nytt skjermbilde som vil gi deg mulighet til å endre på opplysninger om målgruppen.

For å opprette ny målgruppe klikker du på
ny

Fyll ut informasjonen om målgruppen:

Feltnavn Aksjon/ Forklaring
Aktiviteter: Velg i nedtrekksmenyen hvilken aktivitet du ønsker å knytte målgruppen til.
Målgruppe: Navn på målgruppe.
Sortering: ..Ikke i bruk…
Beskrivelse: Beskrivelse av målgruppen. Eksempel: Barn fra 0 til og med 16 år.

Når du er ferdig, klikker du på
lagre

Hvordan legge til bilde eller dokument tilknyttet et utleieobjekt (en ressurs)?

Filmen viser i korte trekk hvordan du legger til bilder eller dokumenter til et utleieobjekt (en ressurs). For mer utdypet informasjon les teksten under.

For å legge til bilder eller dokumenter til et utleieobjekt/en ressurs, velger du kommandoen

BOOKING => BYGG/ANLEGG => DOKUMENTER

Du får da opp et skjermbilde som ser slik ut:
skjermbilde dokumenter

I dette skjermbildet har du mulighet til å endre eller slette dokumenter/bilder som allerede er lagt til et utleieobjekt (en ressurs) eller en ressursgruppe (bygg/anlegg).

For å opprette nytt bilde/dokumenter klikker du på
ny

Fyll ut informasjonen om bildet/dokumentet:

Feltnavn Aksjon/ Forklaring
Dokumentet: Legg til filen du ønsker å legge til ved å klikke på Bla gjennom… og velg fil.
Beskrivelse: En kort beskrivelse av bildet/dokumentet.
Kategori: Velg aktuell kategori fra nedtrekksmenyen som filen du har lagt ved passer i.
Bygg/anlegg: Navn på ressursgruppe (bygg/anlegg) du vil knytte bildet til.

Når du er ferdig, klikker du på
lagre

Når du har lagt til minimum ett bilde eller dokument til en en ressursgruppe (bygg/anlegg) eller et utleieobjekt (en ressurs), så vil du ha muligheten til å legge til flere bilder eller dokumenter direkte og umiddelbart etter at det er lagret. Du vil få opp en boks i skjermbildet som ser slik ut:
dokumenter

Ved å klikke på Legg til dokument så kan du knytte ett bilde eller en fil direkte til ressursgruppen (bygget/anlegget) eller utleieobjektet (ressursen).

Hvordan legge til nytt utleieobjekt (ny ressurs)?

Et utleieobjekt (i AktivKommune omtalt som «ressurs») er selve kjernen i bookingsystemet. Det er selve utleieobjektet som leies ut, og den må derfor være unik. En ressurs er alltid tilknyttet en «ressursgruppe» (som i AktivKommune er opprettet ved kommandoen BOOKING=>BYGG/ANLEGG). Et eksempel: Idrettsbygget «Voldahallen» har tre saler. Dersom det skal være mulig å leie disse salene hver for seg, så må de tre salene skilles ved å opprette tre utleieobjekter (ressurser) tilknyttet ressursgruppen (bygget) «Voldahallen». Ressursene må få unike navn innenfor ressursgruppen. for eksempel «Sal A, Sal B og Sal C». Skal hele Voldahallen leies ut til et større arrangement, så må altså alle de tre salene bookes/bestilles samtidig.

Filmen viser i korte trekk hvordan du legger til en nytt utleieobjekt (ny ressurs). For mer utdypet informasjon les teksten under.

Når du har opprettet en ressursgruppe (et bygg/anlegg), så må du tilknytte utleieobjekter (ressurser) til det. Et utleieobjekt må alltid knyttes opp mot en ressursgruppe (et bygg/anlegg) under opprettelse.

Et utleieobjekt (ressurs) kan være:
1. en del av et bygg, som f.eks. en hall, garderobe, et rom eller
2. en del av et uteområde/anlegg, f.eks. en park, en fotballbane, eller
3. utstyr som kan leies/lånes ut, f.eks. AV-utstyr, håndballmål, kanoer.

Et utleieobjekt (ressurs) kan rent teoretisk inngå i flere ressursgrupper, men for praktisk bruk anbefales det at et utleieobjekt, f.eks. en gymsal tilknyttet en skole opprettes en gang, og at Skolen disponerer gymsalen på dagtid (fra kl.08 – 16), og at idrett disponerer gymsalen på kveldstid (fra kl. 16 – 22). Dette styres gjennom begrepene «Sesong og rammetid» (for å lese mer om dette, se henvisning helt nederst på denne siden)

Utleieobjektene kan leies ut hver for seg eller samlet.

For å opprette en nytt utleieobjekt (ressurs) velger du kommandoen:

BOOKING => BYGG/ANLEGG => RESSURSER

Du får da opp dette skjermbildet:
skjermbilde ressurser

For å opprette nytt utleieobjekt (ressurs) klikker du på
ny

Fyll ut informasjonen om utleieobjektet/ressursen:

Feltnavn Forklaring / Aksjon
Navn: Navn på utleieobjekt/ressurs. NB! Det er dette navnet SOM BLIR SØKBART og VISES i nettsiden som publikum ser (bookingfrontend). Navnene som velges her bør være korte og presise, og kanskje også ha et lokalt tilsnitt (hva kalles ressursen i lokalmiljøet/ til daglig).
Sortering: —Ikke i bruk.—
Bygg/anlegg: Bygg/anlegg (RESSURSGRUPPEN) som ressursen skal knyttes til. Bygg/anlegg (Ressursgruppe) må legges til før man legger til ressurs. For å legge til ny ressursgruppe (nytt bygg/anlegg) se her. Man vil få opp forslag når man skriver om bygg/anlegg (ressursgruppe) er lagt inn.
Type: Velg aktuell ressurstype fra nedtrekksmenyen. (Uteanlegg må inntil videre defineres som «lokale», en noe misvisende beskrivelse)
Beskrivelse: Beskrivelse av utleieobjektet/ressursen. Vi anbefaler en svært kort og beskrivende tekst, eller ingen tekst i det hele.
Organisasjons ID-er: Her kan du legge inn en kommaseparert liste med organisasjons ID-er(9-sifret organisasjonsnummer) som vil få e-post dersom noen avbestiller denne ressursen. For eksempel: 976245539, 994239929, 975674614. NB! Disse organisasjonene må være registrert under «BOOKING=>ORGANISAJONER» for å få melding.

Når du er ferdig, klikker du på
lagre

Ønsker du å knytte bilde eller filer til utleieobjektet/ressursen, kan dette gjøres i det nye skjermbildet ved å klikke på Legg til dokument

På det nye skjermbildet vil det i bunnen ligge tre knapper med valgene:
knappevalg ressurser

Dersom du ønsker å redigere utleieobjektet/ressursen du har lagt til, klikker du på:
rediger

Ønsker du å se kalenderoversikten for utleieobjektet/ressursen, klikker du på:
ressurskalender

Ønsker du å gå tilbake til hovedsiden for utleieobjekteene/ressurser, for å legge til enda en ny ressurs eller avslutte redigeringen av ressursen klikker du på:
avbryt

Aktiviteter

Et utleieobjekt(en ressurs) er alltid knyttet til en aktivitet.

Aktiviteter er gjerne organisert hierarkisk med topp-nivåer som f.eks. «Idrett», «Kultur», «Skole» osv.
Hvert toppnivå kan ha en videre forgrening av underkategorier, f.eks. IDRETT/FOTBALL, og IDRETT/BASKETBALL. Dette er mest aktuelt om kommunen ønsker å ha statistikk på hvilke aktiviteter som ressursen brukes til.

Målgrupper og deltakerstatistikk er også i søknaden differensiert per toppnivå.

Hensikten med å knytte et utleieobjekt (en ressurs) til en aktivitet er todelt:
1. Valg av aktivitet (toppnivå) bestemmer om det er fagavdelingen for IDRETT eller fagavdelingen for KULTUR som skal saksbehandle søknader som kommer inn på utleieobjektet/ressursen. Dette må altså avtales i forkant av opprettelsen av utleieobjektet/ressursen.
2. Dersom en kommune vil ha statistikk på hva utleieobjektet/ressursen brukes til, så vil man raskt kunne se om det er IDRETT eller KULTUR som bruker utleieobjektet/ressursen. En svakhet her er at det av og til er et idrettslag som benytter en «kulturressurs» (f.eks. et møterom i et kulturhus), eller omvendt; det kan komme et kulturarrangement i en «idrettsressurs» (idrettshall). Men er saksbehandler klar over feilkildene, så kan statistikken korrigeres og avvik forklares.

Kalender

Kalenderen vises per utleieobjekt/ressurs, og kan vises i to nivåer:
1) Per utleieobjekt/ressurs
– Når en viser kalender for et utleieobjekt/en ressurs, vil det fremgå hva som er ledig tid.
2) Per ressursgruppe («Bygg/Anlegg»)
– Kalenderen viser bare utleieobjekter/ressurser som er booket.
— Ledig tid vises for ressurser som også er «opptatt» innenfor tidsrammen i kalenderen.
— Utleieobjekter/Ressurser som er helt ledig (ikke har bookinger ennå), vises ikke på dette nivået.(Dette er en svakhet i systemet vi ønsker å rette på i kommende versjoner av systemet)

Når man har opprettet aktuelle utleieobjekter/ressurser, så er neste steg å opprette sesong og rammetid for å definere når utleieobjektene/ressursene er tilgjengelig for utleie/lån.

Legge til ny kategori – (om eierforhold tilknyttet utleieobjektene)

Før Aktivkommune kan komme i produksjon, så må systemet konfigureres. På denne og de følgende sider forklares og vises de aksjoner som minimum må gjennomføres for å få systemet til å virke. Ikke alle konfigureringer ser i bookingsammenheng ikke like naturlige og logiske ut å gjennomføre, men siden Aktivkommune er basert på et FDV-system (forklart under), så må noen av innstillingene og «byggeklossene» i likevel gjennomføres. Første begrep som må få (minimum) en verdi er begrepet kategori (i bookingsammenheng: kategori omtaler eierforhold til de eiendommer og bygg som ressursgruppene og utleieobjektene er knyttet til).

Begrepet kategori har sitt utspring fra FDV-delen av Portico Estate, og er i utgangspunktet knyttet til eierforhold for bygg og eiendommer i kommune. Det kan i Aktivkommune-sammenheng være fristende å endre på disse slik at de uttrykkene blir mer knyttet til booking og utleieobjekter. Men enn så lenge vil beste praksis være å la kategori være FDV-relatert. Det vil si at kommunene utgangspunktet bruker følgende inndeling:
* eiendom
* bygg
* inngang
* leilighet.

I utleiesammenheng i Aktivkommune brukes bare kategoriene eiendom og bygg. I prinsippet kan også inngang og leilighet også benyttes ved utleie av kommunale boliger og leiligheter, men systemet er i utgangspunktet ikke tilpasset denne type utleie.

For å legge til en ny kategori velger du kommandoen:

ADMINISTRASJON => EIENDOM => ADMINISTER LOKALISERING => LOKALISERINGSTYPE => EIENDOM KATEGORIER

Skjermbildet ser da slik ut:
skjermbilde kategori

For å legge til en ny kategori klikker du på
NY

Fyll ut informasjon om kategorien:

Feltnavn Aksjon / Forklaring
ID: Stigende løpenummer
Beskrivelse: Beskrivelse av kategorien / hva er kategorien.

Minimum en kategori må registreres, for eksempel «Offentlig eiendom» (eller «Kommunal eiendom»).
Dersom det er aktuelt å leie ut andre eiendommer og bygg via Aktivkommune, og som IKKE er kommunal eiendom, kan dere også legge inn en ny kategori som heter «Privat eiendom» (eller «Ikke-kommunal eiendom»)

Når du er ferdig klikker du på
lagre

Endre e-postinnstillinger for søknader

For å kunne sende e-post ut til innbyggere i forbindelse med saksbehandlingen av søknader, må du inn å endre på e-post innstillingene.
For å gjøre dette velger du kommandoen:

ADMINISTRASJON => BOOKING

Skjermbildet ser da slik ut:
Skjermbilde booking

Under Ekstern verts adresse må du legge inn url for at e-post utsending skal fungere.

Når du har gjort dette klikker du på
lagre

Både systemadministrator og saksbehandler kan endre på e-post svarene som sendes i forbindelse med en søknad.

For å gjøre dette velger du kommandoen:

BOOKING => INNSTILLINGER => E-POST OPPSETT

Skjermbildet ser da slik ut:
skjermbildet e-post

Her gjør du de ønskede endringene eller legger inn de svarene du ønsker.

Aktuelle Feltnavn Aksjon / Forklaring
System navn: Navnet på systemet.
Tema: Hva som vises som emne i e-post linjen.
E-post tekst for søknad opprettet: Teksten som sendes ut i e-post når en søknad har blitt opprettet.
E-post tekst for søknad under behandling: Teksten som sendes ut i e-post når en søknad er under behandling.
E-post tekst for søknad akseptert: Teksten som sendes ut i e-post når søknaden er akseptert.
Send kvittering til ansvarlig ved akseptert: Hak av her om ansvarlig for søknaden skal ha e-post når søknaden er akseptert.
E-post tekst for søknad avslått: Teksten som sendes ut i e-post hvis søknaden blir avslått.
Signatur: Signaturen som kommer i bunnen av e-postene som sendes ut.
Emne saksbehandler: Hva som vises som emne hos saksbehandler.
Tema: Hva som vises som emne i e-post linjen.
Ekstra e-post tekst for kommentar: Ønsker man å tilføre ekstra kommentar så skrives det her.

Når du er ferdig klikker du på
Lagre