Hvordan endre en eksisterende tildeling?

Tildelinger for en sesong foretas i funksjon for sesongkalender i Aktiv kommune. Det vil allikevel kunne oppstå situasjoner der saksbehandlere ønsker å opprette tildelinger utenom sesongtildelingene. Mens et arrangement ofte er en type hendelse, er en tildeling gjentakende faste tider på ukedager for en organisasjon. Organisasjonen har gjerne søkt på forhånd om faste tider og tildelingen blir da opprettet som generelle rammer.

Tildeling kan opprettes fra menyvalg: BOOKING => SØKNADER => TILDELINGER. Velg «Ny tildeling». Det må fylles inn organisasjon, hvilken ukedag det gjelder, fra/til et klokkeslett, eventuelt en pris og ressurs. Dersom det ønskes opprettet tildeling utover en dag, må det krysse av at tildelingen skal gjelde for inneværende sesong og sesongen må angis.

Ved valget «Lagre» opprettes tildelingene fra dagens dato og ut sesongen. Tildelingen blir synlig i kalender og tilgjengelig for ansvarlige i organisasjonen som har fått tildelingen.

Du kan også opprette tildelinger fra menyvalget «Booking/søknader/Kalender ukeplan»: Søk frem og velg bygget du ønsker å registrere en tildeling på:

Klikk deg inn på bygget og du vil få frem kalender:

Finn en ledig tid innenfor rammene som er gitt for bygget og dobbeltklikk:

Du får da opp valg for oppretting av tildeling:

** bilde **

Legg inn organisasjon og velg om det skal oppdateres ut sesong. Du må også selvfølgelig angi riktig sesong du ønsker å opprette tildelingen på:

Velg «Lagre» nede til venstre og tildelingene opprettes ut sesongen.

TIPS: Det er forskjell på om dere oppretter en tildeling for èn eller flere ressurser. Opprettes det en tildeling som gjelder for bare en ressurs vil denne være uavhengig av andre ressurser ved en evt senere sletting/avbestilling. Opprettes en tildeling som inneholder to eller flere ressurser vil disse henge sammen og ikke kunne slettes uavhengig av hverandre.

Hvordan kansellere/avlyse bookinger på grunn av uforutsette hendelser i et bygg/anlegg?

Noen ganger opplever vi at et bygg/et anlegg (altså en ressursgruppe) som er leid ut ikke kan leies ut på grunn av at noe utforutsett har skjedd. Dette kan for eksempel være at det har kommet en vannlekasje, eller at utleieobjektet (ressursen) har blitt ødelagt og ikke kan brukes. Uansett grunn må innbyggere eller lag/organisasjoner som har fått godkjent en booking (et arrangement eller en tildeling) varsles om at de ikke lengre kan bruke utleieobjektet.
Bruk gjerne kommandoen:

BOOKING => SØKNADER => KALENDER-UKEPLAN

for å få oversikt over tildelinger og arrangementer på det aktuelle bygget/ anlegget, og som må avlyses/varsles på grunn av den uforutsette situasjonen.

Avlyse/kansellere en tildeling

Måten en tildeling blir kansellert/avlyst på er denne:
Saksbehandler legger inn et arrangement i det tidsrommet som utleieobjektet og/eller ressursgruppen blir utilgjengelig. Det nye «arrangementet» vil da overskrive (ta over tiden) til tildelingen som ligger der fra før. (Det nye arrangementet bør få tittelen «Stengt på grunn av….», se lenger ned på denne siden)
På denne måten får søker (innbygger eller lag/organisasjon) automatisk varsel (via e-post og/eller SMS) om at det er oppstått en situasjon som gjør at tildelingen deres er avlyst og ikke lar seg gjennomføre.

Avlyse/kansellere et arrangement.

Dersom det er godkjent arrangementer på den ressursgruppen som er blitt utilgjengelig for utleie, så må saksbehandler fjerne/slette alle arrangementer som er godkjent i aktuell periode. Saksbehandler må derfor med å gå inn på hver aktuelle søknad og trykke på knappen Avslå søknad for alle arrangementer som er i godkjent i tidsrommet som bygget/anlegget skal være utilgjengelig.

Her er selve rutinen for å avlyse/kansellere et arrangement. Velg kommandoen:

BOOKING => SØKNADER => ARRANGEMENTER

Her sorterer du i filteret slik at du får arrangementer tilknyttet aktuelt bygg under kolonnen «bygg/anlegg». Bruk gjerne også «Søk»-feltet. Du vil da se alle godkjente arrangement tilhørende dette bygget/anlegget.
Finn de arrangementene som ligger i tidsrommet hvor bygget/anlegget skal stenges.

Klikk på et av arrangementene. Du vil da bli tatt til et nytt skjermbilde som viser deg informasjon om det aktuelle arrangementet. På bunnen av denne siden er det en knapp som heter Tilbake (eller «Attende» på nynorsk). Når du klikker på den knappen blir du tatt til søknaden. Her kan du i bunnen av siden trykke på knappen Avslå søknad hvis du allerede er saksbehandler. Husk å skrive en informativ kommentar til søker.

Hvis du ikke er opprinnelig saksbehandler, må du først bli saksbehandler for søknaden, for deretter å avså søknaden (som over).

Fortsett å avslå søknader (kansellere arrangementer) til du har avslått alle arrangementene som ligger i tidsrommet hvor bygget/anlegget skal være utilgjengelig for utleie.

Når dette er gjort, oppretter du et nytt arrangement for å overskrive alle tildelinger slik at de aktuelle lag/organisasjoner/søkere får melding om kanselleringen (se avsnittet «Avlyse/kansellere en tildeling» over).

For å opprette et «stengt»-arrangement bruker du kommandoen
BOOKING => SØKNADER

Her klikker du på
ny

Et nytt skjermbilde dukker opp, og du må fylle ut skjemaet på ordinært vis:

Fyll ut aktuell informasjon i søknadsskjemaet (egentlig: informasjon om avlysningen/kanselleringen).

Feltnavn Aksjon /Forklaring
Hvorfor Informasjon om aktiviteten/arrangementet. Velg fra nedtrekksmenyen. Informasjon om arrangementet er det som vil vises i kalenderen, og du legger derfor her inn den innformasjonen du ønsker skal vises i kalendere. For eksempel: «Stengt grunnet reparasjoner.»
Hvor mange? Du må angi et estimat av antall deltakere for å kunne sende søknaden./ Nokså irrelevant, men et tall må oppgis.
Hvor Velg bygg/anlegg for aktiviteten/arrangementet og tilhørende ressurser som skal stenges eller ikke være tilgjengelig.
Når? Velg dato og klokkeslett for perioden hvor ressursen skal være stengt eller utilgjengelig. Du kan legge til flere datoer ved å klikke på Legg til dato .
Hvem Selv om ikke dette er et arrangement med deltakere må man velge en målgruppe for å kunne sende inn søknaden.
Kontaktinformasjon Selv om dette er ikke en ordinær bestilling, så må man oppgi en kontaktperson for «arrangementet».
Ansvarlig søker/ fakturainformasjon Du må oppgi en person som skal stå ansvarlig for søknaden, oppgi gjerne deg selv.
Juridiske betingelser Godkjenn de juridiske betingelsene.

Når søknaden er ferdig utfylt sender du den ved å klikke på
Send

Når søknaden er sendt, er det viktig at du husker å gå inn å godkjenne søknaden og opprette et arrangement (i «stengt-perioden»), ellers vil det ikke overskrive eksisterende arrangementer og tildelinger.

For å behandle en søknad kan du følge rådene i manualen for Hvordan behandle innkomne søknader?

Hvordan avslå en søknad?

Hvis

    * en søknad ikke oppfyller kravene eller ikke blir prioritert øverst blant flere søknader eller
    * søkeren ikke lengre ønsker å leie/låne et bygg/anlegg/ressurs eller
    * ressursen/utleieobjektet ikke lenger er tilgjengelig for utleie (pga. skade e.l.),

så må saksbehandler avslå søknaden.

For å gjøre dette velger du kommandoen:

BOOKING => SØKNADER

Skjermbildet ser da slik ut:
skjermbilde søknad

Som skjermbildet viser så vil vi i filteret ha nye søknader oppe automatisk.
Hvis dette er en søknad som er under behandling så må vi under status velge «Under behandling» fra nedtrekkmenyen.

Klikk på søknaden du ønsker å åpne for å kunne behandle den. Om du ikke er saksbehandler for søknaden, må du bli dette ved å klikke på «bli saksbehandler«.

På bunnen av dette skjermbildet er det en overskrift som heter Handling.

Under handling har du mulighet til å avslå søknaden.

Ønsker du å avslå søknaden klikker du på
avslå sløknad

Søknaden er da avslått og søkeren vil få melding om dette.

Hvordan opprette en tildeling?

I systemet opererer vi med begrepet «Sesonger» for de utleieforhold (tildelinger) som er like fra uke til uke. Det opprettes en sesong for hvert ressursgruppe (bygg/anlegg), f.eks. for vårsemesteret eller høstsemesteret. Kommunen gir i tildelingen en rammetid for når en organisasjon skal disponere en eller flere utleieobjekter (ressurser) i et bygg/anlegg, og legger inn tildelinger til organisasjonene på de aktuelle tidspunktene.

For å opprette en sesong velger du kommandoen
BOOKING => BYGG/ANLEGG => SESONGER

og velger «ny sesong». 

Når du angir navn på sesongen anbefales det å inkludere navn på bygget/anlegget det opprettes sesong på, f.eks. «Slåtthaughallen vår 2010». Angi hvilke uteleieobjekter (ressurser) som skal være med i sesongen du oppretter.

Det er fullt mulig å lage en sesong for en ressurs i et bygg og en annen sesong for en annen ressurs i samme bygg dersom det skulle være behov for dette. 

For å gjøre arbeidet med tildelinger enklest mulig anbefales det å opprette en uke med alle tildelingene, for så å kopiere denne uken utover alle ukene i sesongen.

Velg så «Lagre».

Når sesongen er lagret vil du få valget mellom å «endre», legge inn «rammetid» eller se på «ukeplan».

Velg «rammetid». 
Legg inn rammetidene og når du er ferdig, og velg «Avbryt» for å gå tilbake til sesongen.

Fra sesongbildet kan du velge «Ukeplan».
Velg her «Ny tildeling».
Her angir du en organisasjon du ønsker å tildele tid til ressursene i bygget/anlegget.

Merk at du her også kan legge på en pris. Denne prisen blir pr. tildeling og overføres til faktureringssystem ved endt leie. Det er i mange tilfeller ikke vanlig å angi noen pris.

Fyll inn informasjon om organisasjon, tid, pris og hvilke ressurser som følger med tildelingen og
trykk «Lagre».

Det opprettes tildelinger til organisasjonen i kalender:

Gjenta «ny tildeling» på samme eller andre organisasjoner som skal disponere bygget/anlegget til du har en repeterbar ukeplan.
Når du er fornøyd med planen velger du «Kopier til kalender». 

Klikk «Forhåndsvisning» for å generere forlag til hvilke tildelinger som lages.
Dersom dette ser greit ut velger du «Lagre».

Ukekalender for bygg/anlegg med ressurser opprettes med tildelinger over angitt periode. Det er fullt mulig å gjøre operasjonen i flere omganger, dvs. gå tilbake til ukeplan og legge inn flere tildelinger på ledige dager og gjenta prosessen. Brukere av AktivKommune vil nå kunne se tildelingene i kalenderen. 

Dersom du ikke ønsker å vise tildelingene i Aktiv kommune umiddelbart, kan du på sesongen sette denne til «inaktiv» og sette den til «aktiv» senere. Det anbefales å opprette en tildeling for en ressurs om gangen slik at ressurser kan avbestilles eller slettes uavhengig av hverandre.

Hvordan opprette et arrangement?

Saksbehandlere i kommunen har mulighet for å opprette arrangementer, tildeling og bookinger uten at det ligger en søknad eller en sesong til grunn. Dette er nyttig dersom det kommer inn henvendelser pr telefon eller en organisasjon behøver til vedlikehold av tildelinger. Det er opp til hver enkelt kommune og saksbehandler om de velger å ta i mot slike forespørsler.

Arrangement

Et arrangement opprettes vanligvis med opprinnelse i en søknad. Arrangement kan også opprettes av saksbehandlere i kommunen, der de vet det vil oppstå ulike hendelser som konserter, stevner, bydager osv. Bookinger tildeles ved to forskjellige metoder;
som tildeling (gjentakende bookinger for en hel sesong) eller
som arrangement (enkelthendelse).

Arrangement prioriteres høyere enn tildelinger i AktivKommune og vil overskrive en tildeling. Dersom en tildeling blir overskrevet kan det sendes varsel til kontaktperson for tildelingen. For å bli varslet om avlyste arrangement som overskriver tidligere tildelinger, anbefales det å opprette tildelinger før man legger til arrangementer. Dersom man heller oppretter arrangementer før man legger til tildelinger vil det varsles om at tildelingen ikke blir opprettet, men man vil ikke få varsel dersom et overlappende arrangement avlyses.

Det er også mulig å legge inn hendelser som arrangement, f.eks. dersom det har vært brann, vannskader på bygget eller bygget er stengt på grunn av vedlikehold.

I menyen kan man opprette arrangementer ved å velge kommandoen:
BOOKING => SØKNADER => ARRANGEMENTER.

Her vises oversikt over alle arrangementer som er opprettet tidligere. Skal du finne et tidligere opprettet arrangement kan du søk opp dette på søkefeltene øverst.

Velg «Ny»-knappen over arrangementsoversikten og du kommer over i skjermbilde for opprettelse av arrangement. Her fyller du ut detaljer om arrangementet.

Merk spesielt punkt «Når» ; Her kan man angi fra/til en dato for å legge et arrangement over flere sammenhengende dager, eller angi enkeltdager med «Legg til dato». Bruk «Legg til dato» dersom du oppretter et arrangementet som går over flere dager, men som ikke pågår hele dagen i perioden.

Legg inn resten av informasjonen som er nødvendig og velg «Lagre».

Arrangementet blir opprettet og du kommer over i bildet som viser at arrangementet er opprettet.

Det kommer opp varsel dersom arrangementet kommer i konflikt med en booking eller tildeling. Skjema for varsling av kontaktpersonen for den tidligere bookingen ligger lenger nede i skjermbildet.

Registrering av kontaktinformasjon og fakturainformasjon

Krav til kontaktinformasjon og fakturainformasjon vil variere avhengig av type arrangement. Dersom et arrangementene er i regi av kommunen bør kommunen opprettes som en organisasjon i systemet. For organisasjoner eller enkeltpersoner som søker om enkeltarrangement og skal faktureres legges det inn fakturainformasjon ved bruk av kommandoen:
BOOKING => SØKNADER => ARRANGEMENTER :

Organisasjoner som allerede er lagt inn i AktivKommune kan velges fra en liste ved å skrive navnet eller organisasjonsnummer under «Organisasjon». Dersom arrangementet registreres av en person endrer man «Organisasjonsnummer» til «Fødselsnummer» og fyller inn informasjonen som kreves.

Arrangement – fordelt på flere dager

For å opprette flere like arrangement over flere dager brukes «Legg til dator» under «Når» i søknadsbehandlingen.
Gå inn på kommandoen:
BOOKING => SØKNADER => ARRANGEMENTER

og trykk på «Nytt arrangement»-knappen for å fylle ut hva det gjelder.
Under punktet «Når» kan man angi første fra/til dato.
Klikk så på «Legg til dato» for å registrere arrangementet på flere dager.

Når alle tidspunkter er lagt inn fylles resten av informasjon om navn, epost, pris osv.

Velg til slutt «Godkjenn» nede til venstre. Arrangementene opprettes i kalender og du kommer over i bildet som viser kobling til alle arrangementer som er opprettet.

Det kommer opp varsel dersom arrangementet kommer i konflikt med en booking eller tildeling. Skjema for varsling av kontaktpersonen for den tidligere bookingen ligger lenger nede i skjermbildet.

Du kan også klikke deg inn på hvert enkelt arrangementet som har blitt opprettet. Du vil da se at dato og tid under punktet «Når?» endrer seg.

Her har du mulighet til å sende ut varsel, gjøre endringer, eller sette til «Inaktiv» hvis et av arrangementene blir avlyst uten å påvirke de andre arrangementene.

Hvordan behandle innkomne søknader?

Prosesskart for behandligen av søknader som er arrangementer (korttidsleie; en bestemt kveld eller dato) finner du her.

Prosesskart for behandling av søknader som er en tildeling (langtidsleie som gjelder for en hel sesong) finner du her.

Søknadsbehandling

Saksbehandlere må daglig inn i AktivKommune for å sjekke om det har kommet inn søknader om å leie de respektive bygg/anlegg vedkommende har ansvar for.

Nye søknader finner du ved å bruke kommandoen:

BOOKING => SØKNADER

Skjermbildet ser da slik ut:
skjermbilde søknader

Under filter
kan du velge status, bygg/anlegg og aktiviteter.

Velg status «NY».
Deretter kan du, om ønskelig, skrive inn navnet på enkelt-bygg/anlegg som du vil se nye søknader for.
Du kan også filtrere søknader etter aktiviteter (toppnivå; f.eks idrett eller kultur).
Du kan kombinere de tre filtreringsmetodene om ønskelig.

Bli saksbehandler

For å starte saksbehandlingen av en søknad, så klikker du først på selve søknaden, og deretter på
Bli saksbehandler på toppen av skjermbildet.

Dette vil sende deg ned til bunnen av siden (søknaden) hvor du må klikke på
bli saksbehandler knapp

Du må være saksbehandler for å kunne godkjenne eller behandle den aktuelle søknaden.

Når du er blitt saksbehandler, kan du enten
godkjenne søknaden ved å tildele passende utleieobjekter/ressurs(er) for leieforholdet og sette leiepris, eller
avslå søknaden, og sende ved relevant informasjon om avslaget.

Godkjenne søknad

Skal du godkjenne en søknad, må du utføre følgende aktiviteter:

Det første som må til er at du under punktet Når?
må velge om søknaden skal være :

    1. en tildeling eller
    2. et arrangement

(se nærmere forklaring under Booking av ressurser nedenfor).

Valget ditt her sender deg til et nytt skjermbilde, og i dette skjermbildet må du fylle inn aktuell informasjon om tildelingen eller arrangementet.

Når denne informasjonen er fylt ut, kan du enten velge:
1. Godkjenn, som lagrer endringene du har gjort og sender deg tilbake til søknaden,
2. tilbake, som tar deg tilbake til søknaden uten at endringene lagres, eller
3. avbryt, som avbryter prosessen og tar deg helt tilbake til hovedsiden for arrangementer eller tildelinger.

Sjekkliste:
Før en søknad kan godkjennes, bør saksbehandler sjekke at følgende punkter er ivaretatt:

Nummer Forslag til sjekkliste
1. Det må være ledig tid i kalenderen for den aktuelle ressursen. Vet du om andre,(mer prioriterte), søknader er på vei?
2. Søkerens kunde-ID må være registrert i økonomisystemet (Kunde-ID; er enten organisasjonsnummer (9 siffer), fødselsnummer(11 siffer) eller lokalt ressursnummer (for Agresso: 5 eller 6 siffer). Dersom dette ikke er tilfelle må du opprette aktuell kunde-id i økonomisystemet. Hvis søker er intern (ansatt i kommunen) skal han/hun oppgi ressursnummeret sitt.
3. Du må sjekke at søker får nødvendig og praktisk informasjon vedrørende leieforholdet. Dette gjøres ved å registrere informasjon i feltet «Legg til kommentar».
4. Pris skal være i henhold til prisliste og målgruppe. Om saksbehandler avviker fra prislisten og legger inn ny pris, skal det begrunnes i systemet for å sikre dokumentasjon. Dette gjøres ved å fjerne «0» som pris. Da vil feltet «Kommentar til ny pris» dukke opp.

For Agressobrukere/ Bergen: Ny Kunde-Id opprettes ved å fylle ut følgende skjema. Skjemaet sendes deretter på e-post til: agresso.kunde@bergen.kommune.no . Du trenger ikke vente på bekreftelse fra LRS for å kunne fortsette saksbehandlingen.

Når dette er gjort kan søknad godkjennes.

Avvise/avslå søknad?

Dersom søknaden ikke skal godkjennes (søker har ombestemt seg eller saksbehandler mener at søker ikke tilfredsstiller kravene til å leie), må saksbehandler avvise søknaden. Dette gjøres ved å gå inn i selve søknaden og avslå den. Se egen veiledning for Hvordan avslå en søknad.

Booking av ressurser

Et utleieobjekt (en ressurs) kan bookes på to måter:

  1. En tildeling (som kan splittes opp i flere interntildelinger)
  2. Et arrangement.

Forklaring:
En tildeling :
– er en gjentakende booking av en aktuell ressurs. Et eksempel: Ressursen «Sal 1» tildeles til et idrettslag hver torsdag kveld (fra kl. 18 til 22) og gjelder hele eller deler av en sesong.
– vises som opptatt i kalenderen.
– kan ikke dobbeltbookes.

En tildeling kan splittes opp i flere interntildelinger om dette er ønskelig.

En interntildeling :
– er en «del» av en tildeling. Et eksempel: en gruppe innenfor et idrettslag som har fått en tildeling, får interntildelt treningstid; f.eks. fra kl. 20 til kl. 21 i eksempelet over («Om tildeling»).
– vises fortsatt som opptatt, men nå er gruppen ny «eier» av booket tid. Kortnavn til gruppen vises i kalenderen for ressursen «Sal 1», se Hvordan legge til en ny undergruppe eller avdeling i din organisasjon?.
– kan ikke dobbeltbookes.

Et arrangement :
– er et enkeltarrangement på en bestemt dato og klokkeslett, og vises som opptatt i kalenderen.
– kan ikke dobbeltbookes.
– kan bookes/legges over en tildeling/interntildeling.

Et arrangement vil altså «overta plassen» i kalenderen for aktuell ressurs, f.eks. torsdag 6.februar kl. 19-22. Og dersom det finnes tildelinger eller interntildelinger i aktuelt tidsrom fra før, så må saksbehandler avlyse/kansellere den opprinnelige tildelingen/interntildelingen.