Hvordan legge til aldersgruppe?

Begrepet aldersgrupper har i AktivKommune to funksjoner:

  1. Statistikkformål: Aldersgrupper har, sammen med målgrupper, som formål å gjøre det enklere å samle inn statistikk over hvem som bruker utleieobjektene.
  2. Fakturering: Flere kommuner praktiserer gratis utleie til barn og ungdom, mens for voksne er det laget en prisliste som danner grunnlag for fakturering av utleie. Med aldergrupper vil saksbehandler kunne avgjøre om utleieforholdet skal faktureres eller ikke, og samtidig kunne sette korrekt utleiepris basert på prislisten.

For hver fagavdeling/toppnivå (aktivitet) kan en kommune opprette egne aldersgrupper. For eksempel kan en kommune bestemme at for fagavdelingen/toppnivået «Kultur» skal utleie spesifisere barn og ungdom i tre ulike aldersgrupper; f.eks. «Barn 0-6 år» og «Barn 7-12 år» og «Barn/ungdom 13-18 år», mens de for fagavdelingen/toppnivået «Idrett» ønsker kun å ha en samlet gruppe: «Barn/ungdom 0-18 år».

For å legge til en ny aldersgruppe velger du kommandoen:

BOOKING => INNSTILLINGER => ALDERSGRUPPE

Skjermbildet som dukker opp ser slik ut:
skjermbilde aldersgruppe

Ved å klikke på navnet på aldersgruppen kan du gjøre endringer i den valgte aldersgruppen.

For å lage ny aldersgruppe klikker du på
ny

Fyll ut informasjonen om aldersgruppe:

Feltnavn Aksjon/ Forklaring
Aktiviteter: Velg aktivitet (toppnivå) fra nedtrekksmenyen som aldersgruppen skal gjelde for.
Navn: Navn på aldersgruppen, f.eks. Barn 0-6 år, Barn 0-16 år
Sortering: ..Ikke i bruk…
Beskrivelse: Beskrivelse av aldersgruppen.

Når du er ferdig klikker du på
lagre

Hvordan legge til ny målgruppe?

For å få mulighet til å ta ut statistikker for hvem som leier og bruker utleieobjektene (rom , anlegg, utstyr), så er begrepet målgrupper tatt i bruk i AktivKommune. Det er kommunene selv som bestemmer hvilke og hvor mange målgrupper som skal opprettes og som dermed skal være med i statistikken.

I nåværende versjon av systemet er det publikum/lag/organisasjoner som krysser av for aktuell målgruppe i søknadsskjemaet.
Om det er behov for det, så har saksbehandler mulighet til å korrigere denne avkryssingen senere i saksbehandlingen.

Det er sannsynlig at både praksis og utforming på denne funksjonen blir korrigert i de kommende versjoner av systemet. Målsettingen er at søknadsprosessen skal være så enkel som mulig, og statistikken blir trolig bedre om det er saksbehandler som krysser av for målgruppe (basert på søknadstekst elles og erfaringer fra tidligere).

For å opprette og definere en målgruppe bruker du kommandoen
BOOKING => INNSTILLINGER => MÅLGRUPPE

Du får da opp dette skjermbildet:

maalgruppe

Du kan endre på eksisterende målgrupper ved å klikke på (det blå) navnet på aktuell målgruppe. Du åpner da et nytt skjermbilde som vil gi deg mulighet til å endre på opplysninger om målgruppen.

For å opprette ny målgruppe klikker du på
ny

Fyll ut informasjonen om målgruppen:

Feltnavn Aksjon/ Forklaring
Aktiviteter: Velg i nedtrekksmenyen hvilken aktivitet du ønsker å knytte målgruppen til.
Målgruppe: Navn på målgruppe.
Sortering: ..Ikke i bruk…
Beskrivelse: Beskrivelse av målgruppen. Eksempel: Barn fra 0 til og med 16 år.

Når du er ferdig, klikker du på
lagre

Hvordan legge til bilde eller dokument tilknyttet et utleieobjekt (en ressurs)?

Filmen viser i korte trekk hvordan du legger til bilder eller dokumenter til et utleieobjekt (en ressurs). For mer utdypet informasjon les teksten under.

For å legge til bilder eller dokumenter til et utleieobjekt/en ressurs, velger du kommandoen

BOOKING => BYGG/ANLEGG => DOKUMENTER

Du får da opp et skjermbilde som ser slik ut:
skjermbilde dokumenter

I dette skjermbildet har du mulighet til å endre eller slette dokumenter/bilder som allerede er lagt til et utleieobjekt (en ressurs) eller en ressursgruppe (bygg/anlegg).

For å opprette nytt bilde/dokumenter klikker du på
ny

Fyll ut informasjonen om bildet/dokumentet:

Feltnavn Aksjon/ Forklaring
Dokumentet: Legg til filen du ønsker å legge til ved å klikke på Bla gjennom… og velg fil.
Beskrivelse: En kort beskrivelse av bildet/dokumentet.
Kategori: Velg aktuell kategori fra nedtrekksmenyen som filen du har lagt ved passer i.
Bygg/anlegg: Navn på ressursgruppe (bygg/anlegg) du vil knytte bildet til.

Når du er ferdig, klikker du på
lagre

Når du har lagt til minimum ett bilde eller dokument til en en ressursgruppe (bygg/anlegg) eller et utleieobjekt (en ressurs), så vil du ha muligheten til å legge til flere bilder eller dokumenter direkte og umiddelbart etter at det er lagret. Du vil få opp en boks i skjermbildet som ser slik ut:
dokumenter

Ved å klikke på Legg til dokument så kan du knytte ett bilde eller en fil direkte til ressursgruppen (bygget/anlegget) eller utleieobjektet (ressursen).

Hvordan legge til nytt utleieobjekt (ny ressurs)?

Et utleieobjekt (i AktivKommune omtalt som «ressurs») er selve kjernen i bookingsystemet. Det er selve utleieobjektet som leies ut, og den må derfor være unik. En ressurs er alltid tilknyttet en «ressursgruppe» (som i AktivKommune er opprettet ved kommandoen BOOKING=>BYGG/ANLEGG). Et eksempel: Idrettsbygget «Voldahallen» har tre saler. Dersom det skal være mulig å leie disse salene hver for seg, så må de tre salene skilles ved å opprette tre utleieobjekter (ressurser) tilknyttet ressursgruppen (bygget) «Voldahallen». Ressursene må få unike navn innenfor ressursgruppen. for eksempel «Sal A, Sal B og Sal C». Skal hele Voldahallen leies ut til et større arrangement, så må altså alle de tre salene bookes/bestilles samtidig.

Filmen viser i korte trekk hvordan du legger til en nytt utleieobjekt (ny ressurs). For mer utdypet informasjon les teksten under.

Når du har opprettet en ressursgruppe (et bygg/anlegg), så må du tilknytte utleieobjekter (ressurser) til det. Et utleieobjekt må alltid knyttes opp mot en ressursgruppe (et bygg/anlegg) under opprettelse.

Et utleieobjekt (ressurs) kan være:
1. en del av et bygg, som f.eks. en hall, garderobe, et rom eller
2. en del av et uteområde/anlegg, f.eks. en park, en fotballbane, eller
3. utstyr som kan leies/lånes ut, f.eks. AV-utstyr, håndballmål, kanoer.

Et utleieobjekt (ressurs) kan rent teoretisk inngå i flere ressursgrupper, men for praktisk bruk anbefales det at et utleieobjekt, f.eks. en gymsal tilknyttet en skole opprettes en gang, og at Skolen disponerer gymsalen på dagtid (fra kl.08 – 16), og at idrett disponerer gymsalen på kveldstid (fra kl. 16 – 22). Dette styres gjennom begrepene «Sesong og rammetid» (for å lese mer om dette, se henvisning helt nederst på denne siden)

Utleieobjektene kan leies ut hver for seg eller samlet.

For å opprette en nytt utleieobjekt (ressurs) velger du kommandoen:

BOOKING => BYGG/ANLEGG => RESSURSER

Du får da opp dette skjermbildet:
skjermbilde ressurser

For å opprette nytt utleieobjekt (ressurs) klikker du på
ny

Fyll ut informasjonen om utleieobjektet/ressursen:

Feltnavn Forklaring / Aksjon
Navn: Navn på utleieobjekt/ressurs. NB! Det er dette navnet SOM BLIR SØKBART og VISES i nettsiden som publikum ser (bookingfrontend). Navnene som velges her bør være korte og presise, og kanskje også ha et lokalt tilsnitt (hva kalles ressursen i lokalmiljøet/ til daglig).
Sortering: —Ikke i bruk.—
Bygg/anlegg: Bygg/anlegg (RESSURSGRUPPEN) som ressursen skal knyttes til. Bygg/anlegg (Ressursgruppe) må legges til før man legger til ressurs. For å legge til ny ressursgruppe (nytt bygg/anlegg) se her. Man vil få opp forslag når man skriver om bygg/anlegg (ressursgruppe) er lagt inn.
Type: Velg aktuell ressurstype fra nedtrekksmenyen. (Uteanlegg må inntil videre defineres som «lokale», en noe misvisende beskrivelse)
Beskrivelse: Beskrivelse av utleieobjektet/ressursen. Vi anbefaler en svært kort og beskrivende tekst, eller ingen tekst i det hele.
Organisasjons ID-er: Her kan du legge inn en kommaseparert liste med organisasjons ID-er(9-sifret organisasjonsnummer) som vil få e-post dersom noen avbestiller denne ressursen. For eksempel: 976245539, 994239929, 975674614. NB! Disse organisasjonene må være registrert under «BOOKING=>ORGANISAJONER» for å få melding.

Når du er ferdig, klikker du på
lagre

Ønsker du å knytte bilde eller filer til utleieobjektet/ressursen, kan dette gjøres i det nye skjermbildet ved å klikke på Legg til dokument

På det nye skjermbildet vil det i bunnen ligge tre knapper med valgene:
knappevalg ressurser

Dersom du ønsker å redigere utleieobjektet/ressursen du har lagt til, klikker du på:
rediger

Ønsker du å se kalenderoversikten for utleieobjektet/ressursen, klikker du på:
ressurskalender

Ønsker du å gå tilbake til hovedsiden for utleieobjekteene/ressurser, for å legge til enda en ny ressurs eller avslutte redigeringen av ressursen klikker du på:
avbryt

Aktiviteter

Et utleieobjekt(en ressurs) er alltid knyttet til en aktivitet.

Aktiviteter er gjerne organisert hierarkisk med topp-nivåer som f.eks. «Idrett», «Kultur», «Skole» osv.
Hvert toppnivå kan ha en videre forgrening av underkategorier, f.eks. IDRETT/FOTBALL, og IDRETT/BASKETBALL. Dette er mest aktuelt om kommunen ønsker å ha statistikk på hvilke aktiviteter som ressursen brukes til.

Målgrupper og deltakerstatistikk er også i søknaden differensiert per toppnivå.

Hensikten med å knytte et utleieobjekt (en ressurs) til en aktivitet er todelt:
1. Valg av aktivitet (toppnivå) bestemmer om det er fagavdelingen for IDRETT eller fagavdelingen for KULTUR som skal saksbehandle søknader som kommer inn på utleieobjektet/ressursen. Dette må altså avtales i forkant av opprettelsen av utleieobjektet/ressursen.
2. Dersom en kommune vil ha statistikk på hva utleieobjektet/ressursen brukes til, så vil man raskt kunne se om det er IDRETT eller KULTUR som bruker utleieobjektet/ressursen. En svakhet her er at det av og til er et idrettslag som benytter en «kulturressurs» (f.eks. et møterom i et kulturhus), eller omvendt; det kan komme et kulturarrangement i en «idrettsressurs» (idrettshall). Men er saksbehandler klar over feilkildene, så kan statistikken korrigeres og avvik forklares.

Kalender

Kalenderen vises per utleieobjekt/ressurs, og kan vises i to nivåer:
1) Per utleieobjekt/ressurs
– Når en viser kalender for et utleieobjekt/en ressurs, vil det fremgå hva som er ledig tid.
2) Per ressursgruppe («Bygg/Anlegg»)
– Kalenderen viser bare utleieobjekter/ressurser som er booket.
— Ledig tid vises for ressurser som også er «opptatt» innenfor tidsrammen i kalenderen.
— Utleieobjekter/Ressurser som er helt ledig (ikke har bookinger ennå), vises ikke på dette nivået.(Dette er en svakhet i systemet vi ønsker å rette på i kommende versjoner av systemet)

Når man har opprettet aktuelle utleieobjekter/ressurser, så er neste steg å opprette sesong og rammetid for å definere når utleieobjektene/ressursene er tilgjengelig for utleie/lån.