Hvordan generere fakturafil til økonomisystem? (Agresso eller Visma)

Før du kan generere en fakturafil, må du forut ha godkjent og klargjort fakturagrunnlaget.

OBS! Før du starter med genereringen, må du vite at du har registrert rett mottaker/økonomisystem (Agresso brukes i beskrivelsen her, men det er likt for andre økonomisystemer). For å endre konteringsdimensjoner se «Hvordan endre konteringsdimensjoner for fakturaeksport.»

Når fakturagrunnlag er godkjent og klargjort, kan du generere en fakturafil ved å velge kommandoen:

BOOKING => FAKTURAEKSPORTER => KLAR FOR GENERERING

Skjermbildet ser da slik ut:
skjermbilde fakturagenerering

Kontroller at alle fakturabehandlere (om kommunen har flere av disse) er ferdig med å fakturere sine respektive bygg/anlegg (ressursgrupper) innen avtalt tid (for eksempel senest den 9. hver måned).

Når alle filene fra fakturabehandlere/saksbehandlerne er klar, klikk på
generer filer

Filene vil nå samles i en fil og få tildelt et ID-nummer.

Under «loggfil» kan du klikke på den blå teksten «last ned», og i neste omgang lagre filen som et dokument i en egen filmappe. Du velger selv om det skal lagres en kopi av filen lokalt på C:/-disken (anbefales ikke) eller på et (personlig) fellesområde (en annen disk).

..

Se skjermbilde for navn og forklaring på fil
skjermbilde fil navn og forklaring

Eksempel:
1502021 står for 15 = år, 02 = måned, og neste 02 = dag, og 1 er nummerering av antall filer om du sender flere filer på samme dag. Neste fil vil da måtte ha 2 til slutt, og neste deretter 3 til slutt, etc.

Klikk så «Last opp» under «Eksport».
Filen legger seg da på en server (avtalt filområde) hvor den vil bli hentet og overført til Agresso i løpet av en kjøring som finner sted om natten.

Send så en e-post med fakturafilen(e) til de aktuelle personene i din kommune (økonomi/regnskap/fakturering).

Dersom alt er OK, så mottar du du en e-post fra økonomi/regnskap/fakturering /(i Bergen: LRS)/ som bekrefter:
1. antall elementer og
2. totalsummen

som er overført til økonomisystemet.

NB! Hver kommune må trolig justere og tilpasse denne rutinen noe. Poenget med rutinen er at saksbehandler(faktureringsansvarlig) i Aktivkommune må:
1. varsle en person på økonomi/regnskap i aktuell kommune om at fakturafil er klar,
2. faktisk tilrettelegge for filoverføring, eventuelt sende aktuell fakturafil til rett sted/mottaker og
3. ideelt sett motta melding fra økonomi/regnskap om at overføringen har gått greit og at videre fakturering skjer i økonomisystemet (eller eventuelt få et varsel om at det er funnet feil i fakturagrunnlaget).

Innholdet i filen har nå fått et ordrenummer (f.eks. i Bergen er Aktivkommune tildelt 3700(…)-serien, det vil si at ordrenummeret starter med 3700 (…).

Dersom det finnes feil i filen som er overført, vil faktureringsansvarlig i Aktivkommune (som regel en saksbehandler) normalt motta en oversikt over feilene fra økonomi/regnskap (Agresso).

Alle feil må korrigeres før filen kan bli oversendt på ny fra Aktivkommune og til økonomisystemet. Faktureringsansvarlig må finne feilene og rette på disse;
med andre ord:
gjenta operasjonene som er beskrevet under klargjøring og generering av fakturagrunnlag.

Hvordan klargjøre fakturagrunnlag?

Vi anbefaler generelt at hvert enkelt bygg/anlegg (eller ressursgruppe) faktureres minimum hver måned. Det bør ikke gå for lang tid etter leieforholdet er avsluttet til at kunde mottar faktura.

De ulike kommunene har forskjellige utleiepriser og -regler. Aktivkommune er tilrettelagt for fakturering av utvalgte (eller alle) utleieforhold, avhengig av hva kommunen selv har bestemt skal være gratis utleie/utlån og hva som skal være fakturerbart. Aktivkommune er tilrettelagt for eksport av fakturagrunnlag til økonomisystemene Agresso og Visma. Det er mulig å tilrettelegge slik eksport også til andre økonomisystemer.

Har din kommune ikke noen praksis for å fakturere for utleie, så kan dere enkelt og greit hoppe over dette punktet (og sette pris til kr. 0,- for alle utleieforhold).

Rutine for klargjøring av fakturagrunnlag

For å starte med klargjøring av fakturagrunnlag, velger du først kommandoen:

BOOKING => FAKTURAEKSPORTER => KLAR FOR FAKTURERING

Skjermbildet ser da slik ut:
skjermbilde fakturering

Skriv inn de ressursgrupper (bygg/anlegg) som du ønsker å fakturere for, og velg dato (siste dato i aktuell måned, for eksempel 31.mars)

Klikk deretter på
vis alle

Klikk så på «Vis ikke eksporterte filer» slik at du får opp filer for bare den gjeldende perioden.

Det kommer da opp en liste.
Listen kan sorteres for hver kolonne.
Trykk på «Pris» (kolonneoverskriften) slik at de med høyest pris kommer først/øverst på listen.
Listen er teknisk sett klar til å eksporteres. Men før du sender listen til «fakturaeksport», er det nødvendig å sjekke om fakturagrunnlaget er korrekt.

Kontrollisten vil trolig være litt ulik fra kommune til kommune, men vi kommer med noen kontrolltips i listen under:

En vanlig sjekkliste for godkjenning av fakturagrunnlag er denne:
For hver rad i listen, sjekk dette:
1. Kontroller at kunde-id (organisasjonsnummer/fødselsnummer /ressursnummer (interne kunder)) er registrert riktig, det vil si at organisasjonsnummer og fødselsnummer er rett i forhold til søknad/leieforhold.
2. Dersom arrangementet/tildelingen har en kronesum, er denne i henhold til kommunens prisliste?
3. Dersom arrangementet/tildelingen ikke har en kronesum, er dette riktig i henhold til kommunens regelverk for (gratis) utlån/utleie?
4. Om pris må justeres, opp eller ned, skriv inn begrunnelse for hvorfor prisen endres (gjøres i Aktivkommune). Selve prisendringen må gjøres fra selve arrangementet/ tildelingen. Det loggføres i systemet hver gang prisen justeres; og historikken viser fra og til-pris, dato/tid for justeringen og hvilken saksbehandler som har registrert endringen.

Når nødvendig kontroll er gjennomført, kan selve fakturaeksporten startes:

Eksporten startes ved å klikke på «Eksport».
De aktuelle byggnavn/anleggsnavn(ressursgrupper) som skal inngå i fakturaeksporten registreres i begge felt.
Klikk så på «Eksport» en gang til.

Det lages da en fil som legger seg under «Klar for generering».

Når du har godkjent og klargjort fakturagrunnlaget, kan du gå videre i prosessen med å generere og sende en fakturafil

Rutine for Agresso-brukere (Bergen):

Den som har ansvar for å fakturere har fra 1.- 9. hver måned til å utføre arbeidet. Kun én fil skal sendes til LRS (Lønns- og RegnskapsSenteret) innen den 10. hver måned. For å starte med klargjøringen, velg kommandoen:

BOOKING => FAKTURAEKSPORTER => KLAR FOR FAKTURERING

Skjermbildet ser da slik ut:
skjermbilde fakturering

Her skriver du inn bygg/anlegg (for eksempel Meyermarken) og dato (siste dato i hver måned, for eksempel 31. mars), og klikker på
vis alle

Klikk så på «Vis ikke eksporterte filer» slik at du får opp filer for bare den gjeldende perioden.

Det kommer da opp en liste. Listen kan sorteres, trykk her på pris slik at de med høyest pris kommer først på på listen. Kontroller at kunde-id (organisasjonsnummer/fødselsnummer /ressursnummer (interne kunder)) er registrert i henhold til sjekklisten under Hvordan behandle innkomne søknader.

VIKTIG! Før listen eksporteres må det lages en kopi av fakturagrunnlaget, gjerne ved å «ta et bilde» med Utklippsverktøyet.Dette er fordi listen forsvinner når filen er eksportert.
Videre må det også utføres en manuell sjekk for å kontrollere at totalbeløpet til fakturagrunnlaget stemmer overens med totalsummen som er generert i Aktivkommune.
Til orientering: En kunde som har leid en eller flere ressurser mer enn én gang i løpet av en måned vil kun motta én faktura. Dette vil være en samlefaktura som spesifiserer detaljene i leieforholdene.

Listen er nå klar til å eksporteres. Dette gjøres ved å klikke på «Eksport». Det aktuelle husets navn registreres i begge felt. Klikk så på «Eksport» en gang til.

Det lages da en fil som legger seg under «Klar for generering».

Når du har klargjort fakturagrunnlaget, kan du gå videre i prosessen med å generere en fakturafil