Endre e-postinnstillinger for arrangement

Når et arrangement, en tildeling eller interntildeling(en søknad) endrer status (f.eks. fra godkjent til avlyst, eller fra godkjent til avbestilt),
eller
det er oppstått konflikter i kalenderen, må saksbehandler inn i systemet for å endre statusen på arrangementet. I forbindelse med dette sender AktivKommune ut meldinger til søker/arrangør om aktuell endring. Meldingene som sendes blir lagt inn via kommandoen:

BOOKING => INNSTILLINGER => ARRANGEMENT E-POST OPPSETT

Fyll inn de innstillingene du ønsker skal være i e-postene for arrangementer:

Feltnavn Aksjon / Forklaring
E-post emne for endring: Emne som er synlig ved mottakelse av e-posten.
E-post tekst for endring: Teksten som sendes i e-posten når det er en endring.
E-post emne for overlapping: Emne som er synlig ved mottakelse av e-posten.
E-post tekst til kontaktpersoner når konflikt: Teksten som sendes i e-posten til kontaktpersoner når det er konflikt i bookinger.
E-post emne for melding til tilsynsfører/bygg kontakt: Emne som er synlig ved mottakelse av e-posten.
E-post tekst til tilsynsfører/bygg kontakt: Teksten som sendes i e-posten til tilsynsfører eller kontaktpersonen for bygg/anlegg (ressursgruppe).
E-post emne når arrangement avlyses: Emne som er synlig ved mottakelse av e-posten.
E-post tekst når arrangement avlyses: Teksten som sendes i e-posten til bookingansvarlig når et arrangement avlyses.
E-post emne når arrangement redigeres: Emne som er synlig ved mottakelse av e-posten.
E-post melding når arrangementet redigeres: Teksten som sendes i e-post til bookingansvarlig når et arrangement redigeres.
Interntildeling avbestilt e-post emne: Emne som er synlig ved mottakelse av e-posten.
Interntildeling avbestilt e-post tekst: Teksten som sendes i e-post til bookingansvarlig når en interntildeling avbestilles.
Tildeling avbestilt e-post emne: Emne som er synlig ved mottakelse av e-posten.
Tildeling avbestilt e-post tekst: Teksten som sendes i e-post til bookingansvarlig når en tildeling avbestilles.

Når du er ferdig, klikker du på
lagre

Neste steg er oppsett for søknader.

Endre e-postinnstillinger for søknader

For å kunne sende e-post ut til innbyggere i forbindelse med saksbehandlingen av søknader, må du inn å endre på e-post innstillingene.
For å gjøre dette velger du kommandoen:

ADMINISTRASJON => BOOKING

Skjermbildet ser da slik ut:
Skjermbilde booking

Under Ekstern verts adresse må du legge inn url for at e-post utsending skal fungere.

Når du har gjort dette klikker du på
lagre

Både systemadministrator og saksbehandler kan endre på e-post svarene som sendes i forbindelse med en søknad.

For å gjøre dette velger du kommandoen:

BOOKING => INNSTILLINGER => E-POST OPPSETT

Skjermbildet ser da slik ut:
skjermbildet e-post

Her gjør du de ønskede endringene eller legger inn de svarene du ønsker.

Aktuelle Feltnavn Aksjon / Forklaring
System navn: Navnet på systemet.
Tema: Hva som vises som emne i e-post linjen.
E-post tekst for søknad opprettet: Teksten som sendes ut i e-post når en søknad har blitt opprettet.
E-post tekst for søknad under behandling: Teksten som sendes ut i e-post når en søknad er under behandling.
E-post tekst for søknad akseptert: Teksten som sendes ut i e-post når søknaden er akseptert.
Send kvittering til ansvarlig ved akseptert: Hak av her om ansvarlig for søknaden skal ha e-post når søknaden er akseptert.
E-post tekst for søknad avslått: Teksten som sendes ut i e-post hvis søknaden blir avslått.
Signatur: Signaturen som kommer i bunnen av e-postene som sendes ut.
Emne saksbehandler: Hva som vises som emne hos saksbehandler.
Tema: Hva som vises som emne i e-post linjen.
Ekstra e-post tekst for kommentar: Ønsker man å tilføre ekstra kommentar så skrives det her.

Når du er ferdig klikker du på
Lagre