Noen viktige innstillinger for en ressursgruppe (bygg/anlegg)

Etter at en ressursgruppe (et konkret bygg/anlegg) er opprettet, så må superbruker/saksbehandler ta stilling til hvilke tjenester som skal gjelde (være aktive) for utleieobjektene i den aktuelle ressursgruppen.

Følgende tjenester og visninger må avklares internt i kommunen:

  1. Skal det være mulig å sende søknad på denne ressursgruppen? Det kan i enkelte sesonger være uaktuelt å leie ut lokalet/anlegget (f.eks. på grunn av ombygging). For å vise at lokalet er «stengt» eller fullbooket osv, så kan det være aktuelt å skru av muligheten for å sende søknader på aktuelt utleieobjekt.

  2. Skal kalenderen være synlig i frontend? Det er mulig å ta bort kalendervisning i frontend. I skrivende stund har vi ingen gode eksempler for hvorfor kalender ikke skal være synlig, men muligheten ligger klar ved behov.

  3. Skal det være mulig å sende melding til byggforvalter fra frontend? Fra siden som omtaler ressursgruppen (bygget/anlegget) er det mulig for publikum å sende en melding til saksbehandler for bygg/anlegg. Det viser seg at meldinger som blir sendt i flere tilfeller ikke er til rett person, eller kommunen har kanskje ikke gode nok rutiner på å lese og svare på disse meldingene. I utgangspunktet anbefaler vi derfor å «skru av» denne muligheten for publikum. Det er mulig at dette endres i kommende versjoner av AktivKommune gjennom at funksjonaliteten blir bedre.

  4. Skal det være mulig å vise ekstra kalender for publikumbading? For svømmehaller kan det av og til være aktuelt å vise tider for publikumbading i en egen kalender.

Selv om det er mulig å ha ulike innstillinger for de enkelte ressursgruppene, så anbefaler vi at alle ressursgrupper i utgangspunktet har de samme innstillinger

For å gjøre disse endringene, og sette rette innstillinger gjør du følgende i backend av systemet:

Velg kommandoen

BOOKING- >BYGG/ANLEGG

Velg den konkrete ressursgruppen (bygg/anlegg) som du vil endre på (Under kolonnen Bygg/anlegg: Trykk på navnet på ressursgruppen (blå lenke))

En ny side (som har faneoverskriften «Vis bygning»)dukker opp.
Skroll helt ned på denne siden.

Trykk på knappen «Endre»

Følgende side dukker opp:

Gjør de endringer du mener skal gjelde for dette bygget/anlegget.

Anbefalte innstillinger på de fire områdene nevnt over er disse:

Men det er fullt mulig å ha andre valg her!

NB! Om din kommune velger å ta i bruk muligheten for å sende meldinger, så må dere lage en rutine på lese og svare på meldingene. Meldingene finner saksbehandler ved å velge kommandoen: BOOKING -> MELDINGER, og velg deretter de filter du vil søke på (Status, type, bygg, alle/dine)

Husk å trykke «LAGRE» til slutt.

Opprette bygg og ressursgrupper

De to siste elementene som må registreres før selve utleieobjektene (ressursene) kan opprettes (utleieobjekter er beskrevet under rollen saksbehandler), er bygg og ressursgrupper.

Et bygg kan opprettes på to måter i Aktivkommune, og dette ser ved første øyekast både noe tungvint og merkelig ut – for hvorfor blir bygg opprettet to steder?

Dette forklares enklest gjennom et et eksempel:
Et bygg som vi gir navnet «Sandslihallen» har to ressursgrupper som er knyttet til bygget. Vi kalles disse ressursgruppene for «Kanoer Sandslihallen» og «Sandslihallen». Den ene ressursgruppen inneholder utstyr som leies ut (10 kanoer) , og i den andre leies det ut romressurser, for eksempel to basketballhaller, et styrkerom, en klatrevegg og to møterom.

Begrepet «Bygg» tilhører FDV-dimensjonen av Portico Estate, og registreres i eiendomsmodulen (altså «inngang» via kommandoen EIENDOM). «Bygg» henviser til et fysisk og konkret bygg. I eksempelet over: Selve det fysiske bygget som kalles «Sandslihallen».

Begrepet «Bygg/anlegg» tilhører bookingmodulen i Portico Estate, og registreres i bookingmodulen (altså «inngang» via kommandoen BOOKING). «Bygg/anlegg» henviser til en ressursgruppe som representerer en gruppe utleieobjekter(ressurser). Denne ressursgruppen har svært ofte en henvisning til det samme fysiske bygget som er omtalt i Eiendomsmodulen, men det kan like gjerne være en gruppe av ressurser som bare har en tilknytning til et fysisk bygg. I eksempelet over: Den ene ressursgruppen som kalles «Kanoer Sandslihallen» er en samling 10 utleiekanoer. Kanoene har base ved bygget «Sandslihallen». Den andre ressursgruppen (som til noens forvirring også kalles «Sandslihallen» og har samme navn som selve bygget) er også tilknyttet til det fysiske bygget «Sandslihallen», men ressursgruppen «Sandslihallen» refererer altså til innholdet i denne hallen; det vil si alle utleieobjekter(romressurser) som er inne i denne hallen.

  • Oppretting av fysisk bygg i eiendoms-modul skjer gjennom kommandoen:
     EIENDOM => LOKASJON => BYGNING
  • For å opprette en ressursgruppe (det vil i praksis ofte være et bygg eller anlegg) som skal danne en basis for utleieobjekter, må du velge kommandoen:
     BOOKING => BYGG/ANLEGG

Under «BYGG/ANLEGG» opprettes det følere typer bygg, anlegg og utstyrsgrupper. I bookingsammenheng snakker vi ofte derfor om begrepet «Ressursgruppe», mens i systemet Aktivkommune blir dette kalt «Bygg/anlegg». I starten er disse begrepene gjerne noe forvirrende, men begrepene representerer det samme.

Begrepet «Ressursgruppe» dekker både:
* Bygg (skoler, idrettsbygg, kulturbygg, flerbruksbygg m.m.)
* Anlegg (uteanlegg; både idrett og kultur, friluftsområder, parker, torg etc.)
* Utstyrsgrupper (flyttbare eller faste installasjoner; f.eks. instrumenter, idrettsutstyr, kanoer, AV-utstyr etc.

.

Det er bare superbrukere og systemadministratorer som kan legge inn og redigere «Bygg» i Eiendomsmodulen. Og det er bare disse to brukergruppene som kan legge inn og redigere «ressursgrupper» (BYGG/ANLEGG) i Bookingmodulen.

Opprette bygg i eiendomsmodulen

Før en ressursgruppe skal kunne knyttes til et bygg, må det (fysiske) bygget opprettes (i Eiendomsmodulen). Dette skjer ved bruk av denne kommandoen:

EIENDOM => LOKASJON => BYGNING

Skjermbildet ser da slik ut:
skjermbildet bygg

For å registrere et nytt bygg klikker du på
ny

Fyll informasjon om bygget:

Feltnavn Aksjoner/Forklaringer
Eiendom: Et bygg er alltid knyttet til en eiendom, og selve koblingen skjer her: Klikk på ruten og du får opp forslag til lokasjonskoder når du starter å skrive. Velg aktuell kode.
Bygning: Nummer på bygning. Dette kan være et løpenummer, men skal aller helst være samme (unike) kode som eiendomsavdelingen i din kommune har på det aktuelle bygget.
Navn: Navn på bygningen (For eksempel: Sandslihallen)
Kategori: Velg rett kategori (eierforhold) eller klikk her for å se hvordan du legger inn ny kategori.
Adresse: Klikk på rute og du får opp forslag til adresser, velg rett gateadresse og nummer.
Status: Velg OK fra nedtrekksmenyen.
Merknad: Hvis det er noe spesielt med bygningen du ønsker å kommentere, så skriver du det her. Opplysningen er kun til internt bruk.
Utleieområde: ..kan stå uten verdi i bookingsammenheng..
Bruttoareal: .. kan stå uten verdi i bookingsammenheng..
Nettoareal: ..kan stå uten verdi i bookingsammenheng..
Bruksareal: ..

Opprette ressursgruppe i bookingmodulen

For å opprette en ressursgruppe (det vil si bygg, anlegg eller utstyrsgrupper) i bookingmodulen, må du bruke denne kommandoen:
BOOKING => BYGG/ANLEGG

Mer om hvordan dette gjøres leser du om her.

Et eksempel: Når du har opprettet et bygg (i Eiendomsmodulen) som heter «Sandslihallen», så må du likevel opprette (minimun) en ressursgruppe (i Bookingmodulen), der den ene ressursgruppen gjerne kan få et navn som også heter «Sandslihallen». Dette skjer gjennom kommandoen «BOOING-> BYGG/ANLEGG». I neste omgang skal det opprettes utleieobjekter(ressurser) som koples på/legges i (ressursgruppen) «Sandslihallen».

Knytte bygg til en eiendom

Når du har registrert minimum en eiendom og et bygg i Eiendomsmodulen, er det klart for å koble bygget til aktuell eiendom. Velg kommandoen:

EIENDOM => LOKASJON => BYGNING

Her velger du et bygg for så å klikke på «Rediger». I Lokasjonskode skriver du inn koden som ble registrert når du registrerte eiendom (vanligvis en tallbasert kode).

Når du er ferdig klikker du på
lagre

DENSISTE DELEN HER MÅ FLYTTES …
Knytte ressursgrupper i Bookingmodulen til eiendommer eller bygg i Eiendomsmodulen
Når du har registrert minimum en eiendom eller et bygg i Eiendomsmodulen, er det klart for å registrere ressursgrupper (bygg/anlegg) i bookingmodulen inn mot eiendommen eller bygget. Dette skjer via kommandoen:

 

Legge til ny kategori – (om eierforhold tilknyttet utleieobjektene)

Før Aktivkommune kan komme i produksjon, så må systemet konfigureres. På denne og de følgende sider forklares og vises de aksjoner som minimum må gjennomføres for å få systemet til å virke. Ikke alle konfigureringer ser i bookingsammenheng ikke like naturlige og logiske ut å gjennomføre, men siden Aktivkommune er basert på et FDV-system (forklart under), så må noen av innstillingene og «byggeklossene» i likevel gjennomføres. Første begrep som må få (minimum) en verdi er begrepet kategori (i bookingsammenheng: kategori omtaler eierforhold til de eiendommer og bygg som ressursgruppene og utleieobjektene er knyttet til).

Begrepet kategori har sitt utspring fra FDV-delen av Portico Estate, og er i utgangspunktet knyttet til eierforhold for bygg og eiendommer i kommune. Det kan i Aktivkommune-sammenheng være fristende å endre på disse slik at de uttrykkene blir mer knyttet til booking og utleieobjekter. Men enn så lenge vil beste praksis være å la kategori være FDV-relatert. Det vil si at kommunene utgangspunktet bruker følgende inndeling:
* eiendom
* bygg
* inngang
* leilighet.

I utleiesammenheng i Aktivkommune brukes bare kategoriene eiendom og bygg. I prinsippet kan også inngang og leilighet også benyttes ved utleie av kommunale boliger og leiligheter, men systemet er i utgangspunktet ikke tilpasset denne type utleie.

For å legge til en ny kategori velger du kommandoen:

ADMINISTRASJON => EIENDOM => ADMINISTER LOKALISERING => LOKALISERINGSTYPE => EIENDOM KATEGORIER

Skjermbildet ser da slik ut:
skjermbilde kategori

For å legge til en ny kategori klikker du på
NY

Fyll ut informasjon om kategorien:

Feltnavn Aksjon / Forklaring
ID: Stigende løpenummer
Beskrivelse: Beskrivelse av kategorien / hva er kategorien.

Minimum en kategori må registreres, for eksempel «Offentlig eiendom» (eller «Kommunal eiendom»).
Dersom det er aktuelt å leie ut andre eiendommer og bygg via Aktivkommune, og som IKKE er kommunal eiendom, kan dere også legge inn en ny kategori som heter «Privat eiendom» (eller «Ikke-kommunal eiendom»)

Når du er ferdig klikker du på
lagre