Hvordan legge til en ny undergruppe eller avdeling i din organisasjon?

Dersom din organisasjon består av flere avdelinger eller undergrupper, kan disse registreres/legges til eller endres når du er innlogget som delegat i AktivKommune.

For å gjøre legge til ny undergruppe/nytt lag i din organisasjon, gjør dette etter innloggingen:

Klikk på din organisasjon i menylinjen og
klikk deretter på «Ny gruppe» under gruppeoversikten. Følgende skjermbilde dukker opp:

Klikk på «Ny gruppe» for å legge til en ny undergruppe eller avdeling. Her kan du legge inn:

Feltnavn Aksjon / Forklaring
Gruppe/lag Skriv inn gruppenavn. F.eks. Jenter 2008
Kortnavn (til gruppa) Skriv kortnavnet til gruppa. Det er dette navnet som vises i kalenderen ved interntildelinger.
Organisasjon Skriv inn navn på hovedorganisasjon/lag og velg denne.
Aktivitet Velg den aktivitetstypen som passer best til gruppa
Beskrivelse Her kan du skrive en kort beskrivelse om hva gruppa gjør/ er
Ansvarlig gruppeleder Her kan du skrive inn navn, telefon og e-post til ansvarlig gruppeleder. Det er mulighet for å registrere opptil to kontaktpersoner for gruppen.

Trykk «Legg til» når du er ferdig.

NB! Dersom du er delegat for flere organisasjoner, så må du være nøye med å oppgi hvilken organisasjon du representerer før du legger til nye undergrupper eller interntildelinger.

Hvordan endre informasjon for lag eller legge til ny organisasjon?

Daglig leder, styremedlemmer og personer som er lagt til som delegater i AktivKommune kan endre informasjon for sitt lag eller organisasjon.

For å utføre endringer må du logge inn i AktivKommune via ID-porten.
Etter at du har logget deg på via ID-porten, vil din organisasjon vises i menylinjen øverst til høyre. (til venstre for «Orgnr/Logg ut»)
Klikk på organisasjonsnavnet i menylinjen, og et nytt skjermbilde dukker opp.

Som delegat har du tilgang til å endre og legge til informasjon for din organisasjon. En «endre/rediger» knapp øverst til venstre på den organisasjonens side.

Klikk på

eller

for å endre eller legge til informasjon om organisasjonen/ laget:

Feltnavn Aksjon / Forklaring
Organisasjon Skriv inn det offisielle organisasjonsnavnet
Kortnavn (til organisasjon) Skriv inn et kortnavn på organisasjonen. Dette navnet blir synlig i kalenderen når organisasjonen har fått en tildeling eller et arrangement.
Organisasjonsnummer Skriv inn det 9-sifrede organisasjonsnummeret (Brønnøysund: se: brreg.no )
Hjemmeside Om organisasjonen har ei heimeside på internett, skriv inn denne adressa. (f.eks. http://www.organisasjonsnavn.no)
Telefon Om organisasjonen har en felles kontakttelefon («sentralbord»), skriv inn dette her.
E-post Om organisasjonen har en felles e-postadresse, skriv inn denne her.
Fakturainformasjon Her velger du om organisasjonen skal legges inn med 9-sifret org-nummer eller om faktureringen skal gå via enkeltperson (11-sifret fødselsnummer)
Gate Om organisasjonen har ei adresse, skriv gateadressa her.
Postnummer Skriv inn et firesifret postnummer
Poststed Skriv inn poststed.
Område/Bydel Velg det området eller bydelen som er mest aktuell for organisasjonen.
Vis i portal Her kan saksbehandler avgjøre om organisasjonen/laget skal være synlig i frontend av AktivKommune, eller ikke.
Aktiviteter Velg den aktivitetstypen som passer best. Om du ikke finner din aktivitet, ta kontakt med saksbehandler i din kommune. Saksbehandler kan registrere inn ny aktivitetstype.
Beskrivelse Her kan du skrive en kort beskrivelse av hva din organisasjon gjør, eventuelt formål.
Bookingansvarlig Legg inn kontaktinformasjon til bookingansvarlig.

Trykk «Lagre»

når du er ferdig.

Hvordan legge til en ny delegat i din organisasjon?

Delegater har på vegne av sin organisasjon mulighet til å endre innholdet på de tildelinger som er gitt til organisasjon. Å endre innholdet i en tildeling er det samme som å kunne opprette og endre på interntildelinger på vegne av organisasjonen.

Delegatene kan også opprette og endre (under)grupper i organisasjonen, og de kan også opprette og endre opplysninger om andre delegater i sin organisasjon.

Det er i utgangspunktet bare styremedlemmer (som er registrert i frivilligregisteret i Brønnøysund) som kan delegere fullmakt/tilgang videre til nye delegater i sin organisasjon, men denne fullmakten kan de delegere videre ved å opprette nye delegater i sin organisasjon.

Tildeling
En tildeling er en avgrenset brukstid gitt til en organisasjon på et bestemt utleieobjekt. Organisasjonen kan selv fordele denne tildelingen videre til sine undergrupper. Et eksempel: Idrettslaget «Skjalg» får tildelt tid hver tirsdag fra kl. 16 til 22 (vårsesongen 2019) på et bestemt utleieobjekt (f.eks. bane 1 i Stavanger idrettshall). Dette er en konkret tildeling.
.
Interntildeling
Mens en tildeling registreres på en (hoved)organisasjon, registreres en interntildeling som regel til en (under)gruppe eller et lag i denne organisasjonen. Et eksempel: Representanter(delegater) fra idrettslaget «Skjalg» interntildeler videre sin tildelte tid (se eksempel for tildeling over) videre til sine undergrupper; jenter 2003 får tiden fra kl. 16 -18, og gutter 2005 får tiden fra kl. 18 – 20, og juniorene får tiden fra kl. 20-22 på den aktuelle tirsdagen. Av den ene tildelingen har altså «Skjalg» laget tre interntildelinger innad i klubben.

For å registrere en ny delegat for din organisasjon, klikk på din organisasjon øverst i menylinjen. Følgende skjermbilde dukker opp:

Klikk på «Ny delegert», og et nytt skjermbilde dukker opp.

I det nye skjermbildet kan du legge inn opplysninger om delegaten:

Feltnavn Aksjon / Forklaring
Navn Navn til delegaten
Fødselsnummer Skriv inn fødselsnummer til delegaten (11-siffer). Denne opplysningen trenger systemet for å kunne gjenkjenne personer som logger seg på via ID-porten.
E-post Skriv inn E-postadressen til delegaten
Telefon Skriv inn telefon-nummer til delegaten
Organisasjon Skriv inn organisasjon/gruppenavn og velg rett organisasjon / gruppe

Trykk «Legg til» til slutt.