Hva kan du låne med Aktiv kommune?

Kommunen din har ulike utleieobjekter /(ressurser) som kan leies ut, og som innbygger må du være klar over følgende:
* De ulike fagavdelinger i en kommune har ofte ulik praksis for hvordan denne utleien skjer. Og:
* Prioriteringene som de ulike saksbehandlere må gjøre i forbindelse med utleie er (ofte) basert på politiske vedtak, og disse kan variere fra fagfelt til fagfelt.

For noen kommuner vil det bare være noen få fagfelt som benytter bookingsystemet «Aktivkommune» for å leie ut ressurser. Søknadsprosessene for de ulike fagfelt kan være noe ulike. Noen eksempler:

  1. Idrett. Leie/lån av idrettsressurser vil normalt skje via en egen tildelingsrunde (som går utenom dette bookingsystemet), der hvert idrettslag får tildelt faste brukstider for hver ukedag i avgrensende sesonger. For innendørsanlegg brukes oftest sesongbegrepene «Vår» og «Høst», mens for uteanlegg brukes oftest sesongbegrepene «Sommer» og «Vinter». Men sesongene kan ha andre navn.
  2. Kultur. For utleieressurser tilknyttet administrasjonsbygg, kulturbygg etc., så er det også noen lag/organisasjoner som får tildelt «faste tider», men her der det mer vanlig å få inn søknader på enkeltarrangement, for eksempel konserter, teaterframsyninger, øvingshelger etc.
  3. Uteområder. For reservering av uteområder (parker, torg, friluftsområder), så er det mest vanlig å sende søknader på enkeltarrangement, men det er mulig å få «faste tider» også her, f.eks. torgplass nr. 5 hver lørdag kl. 08-16
  4. Skoler. For reservering av ressurser tilknyttet skoler (gymsal, kantiner, klasserom), så vil saksbehandlingen her oftest skje via administrasjonen på skolen.

Hvordan søknadsprosessen ser ut for dette systemet (Aktivkommune), kan du lese mer om her:

[display-posts category=»Publikum» posts_per_page=»-1″ include_date=»false» order=»ASC» orderby=»title»]

Hvordan bestiller jeg et utleieobjekt (lokale, anlegg eller utstyr)?

For å bestille leietid på en ressurs/utleieobjekt (et lokale, et anlegg eller utstyr), er følgende aktiviteter aktuelle:

Steg Aktivitet
1. Finn aktuell ressurs/utleieobjekt
2. Finn aktuelt leietidspunkt (ledig eller ikke ledig)
3. Fyll ut søknad
4. Motta bekreftelse på søknad
5. Eventuell korrigering av søknad
6. Eventuell sjekk av status for søknaden

Mer om de ulike stegene her:

1. Finn aktuell ressurs/utleieobjekt

Når du ønsker å leie et lokale, anlegg eller utstyr, så går du til nettsiden for AktivKommune i din kommune.

Hvis du vet navnet på ressursen (det vil si et lokale, et anlegg eller utstyr) du ønsker å leie, så kan du skrive navnet på ressursen i frisøkfeltet. Når du har skrevet det du ønsker, trykker du på enter eller klikker på
forstørrelsesglass

Ønsker du et mer filtrert søk (avansert søk), klikker du på
Avansert søk

Ved avansert søke har du mulighet til å spesifisere søket ditt eller filtrere treffene du har fått i frisøket.
Når du har haket av for det du ønsker, klikker du på
oppdater resultat

I begge tilfeller vil søkeresultat som matcher søkekriteriene dukke opp under søkefeltet.
Etter å ha funnet aktuell(e) ressurs(er), så får du opp et nytt skjermbilde som gir informasjon om det den ressursen/det utleieobjektet du klikket på.

2. Finn aktuelt leietidspunkt

Ønsker du å se ledig tid/hva som skjer på den aktuelle ressursen, så klikker du på
ressurskalender

eller
Kalender

avhengig av hvilket bilde du er inni.

I det nye skjermbildet vil en kalender vise når ressursen/lokalet er booket av andre eller når det er ledig.

Ønsker du å leie ressursen eller lokalet gjøres dette ved å klikke på ønsket dag og tid i kalenderen, eller ved å klikke på
ny søknad
oppe i venstre hjørne.

Du vil kunne søke på tid som alt er «opptatt», og saksbehandler vil likevel kunne tildele den tiden du ønsker gitt at kommunen ønsker å prioritere din aktivitet/ditt arrangement spesielt. Hva som skal prioriteres vil variere fra kommune til kommune, men som regel vil aktiviteter tilknyttet barn og unge ha fortrinn.

Du vil så sendt til et nytt skjermbilde for selve søknaden og må fylle ut nødvendig informasjon:

3. Fyll ut informasjon søknaden

I søknadsskjemaet er det en rekke opplysninger som må fylles ut. De felt som er obligatoriske å fylle ut er merket med en stjerne (*)

Feltnavn Forklaring/ Aksjon
(*) Hvorfor? Informasjon om aktiviteten/arrangementet. Velg fra nedtrekkmenyen. Legg inn navn på aktivitet/arrangement slik det skal vises i kalenderen. Gi så en kort beskrivelse av aktiviteten/arrangementet.
(*) Hvor mange? Oppgi forventet eller estimert antall deltakere.
(*) Hvor? Velg bygg/anlegg for aktiviteten/arrangementet og tilhørende ressurser du ønsker å leie.
(*) Når? Velg dato og klokkeslett for gjeldende leieperiode. Du kan legge til flere datoer ved å klikke på Legg til dato . Alternativt kan du skrive i kommentarfeltet at du ønsker å leie/låne ressursen f.eks. tirsdager hver andre uke fra kl. 18 til 21.
(*) Hvem? Kryss av for hvilken hovedmålgruppe aktiviteten/arrangementet er rettet mot. Velg den aktiviteten som dekker best om flere valg er aktuelle.
(*) Kontaktinformasjon Oppgi kontaktinformasjonen til bestillingsansvarlig.
(*) Ansvarlig søker/ Fakturainformasjon Velg fødselsnummer eller organisasjonsnummer fra nedtrekkmenyen. Skriv inn fødselsnummer/organisasjonsnummer. Skriv også inn fakturaadresse.
(*) Juridiske betingelser Du må akseptere de juridiske betingelsene for å få lov til å leie.
Vedlegg Har du behov for å legge ved vedlegg/filer (et dokument, bilde) kan dette gjøres her.

Når søknaden er ferdig utfylt, sender du den ved å klikke på
send

4. Bekreftelse på mottatt søknad

Du vil så få et nytt skjermbilde med oppsummering av søknaden din. Øverst vil en tekst med grønn bakgrunn fortelle hva som skjer med søknaden.

Du får også tilsendt en e-post som bekrefter at søknaden er sendt/mottatt, og hvor det ligger en lenke som du kan følge søknadsprosessen din via.

I noen få tilfeller kan det hende at denne e-posten havner i «Spam»-mappen på din e-postkonto. Dersom du ikke finner e-posten i «Innboksen», så kan du lete i «Spam»-mappen.

5. Eventuell korrigering på søknad

Skulle du ønske å endre på eller komme med tilleggs-opplysninger som du har gitt i søknaden, eller søke om et annet tidspunkt, så kan du klikke på lenken som ligger i e-post-svaret du fikk.
Ved å skrive inn tekst i «Legg til en kommentar» , og
deretter trykke på «Legg til kommentar«,
så sender du de nye og oppdaterte opplysningene til saksbehandler.

Se også avsnittet: kanseller søknad for hvordan du kansellerer søknaden (eller avbestiller eller avlyser bookingen om den alt har blitt godkjent av saksbehandler)

6. Eventuell sjekk av status for søknaden

Søknaden din vil normalt ha en av de følgende statuser;

    * «Ny»
    * «Under behandling»
    * «Godkjent» eller «Avslått»

Du vil kunne følge status til søknaden ved å trykke på lenken til søknaden som er oppgitt i en av e-postene du har fått i forbindelse med søknadsprosessen.

Du vil få en egen melding via e-post når søknaden blir «Godkjent» eller «Avslått«. Det nytter ikke å svare på e-postene du får fra systemet, men du kan sende meldinger til saksbehandler via systemet, se punkt 5 over.

Hvordan kansellere/avbestille en booking?

Av ulike grunner kan du som alt har fått tildelt brukstid på en ressurs, ha behov for å kansellere eller avbestille denne. For å unngå at du risikerer å bli fakturert for ubrukt tid (som er aktuelt hos noen kommuner), og ikke minst gjøre ressursen tilgjengelig for andre leietakere, så må du melde fra om at du ikke trenger å leie/låne ressursen likevel på aktuelt tidspunkt.

For å avbestille/kansellere en enkeltbooking gjør du følgende:

  1. Finn fram en av e-postene du fikk når du mottok bekreftelse på at søknaden er mottatt. Du kan også bruke lenken som ligger i e-posten som bekrefter at bookingen er godkjent og at du har fått leie/låne ressursen.
  2. Når du klikker på lenken i e-posten, blir du sendt direkte til søknaden din.
  3. Legg til en kommentar om at du ønsker å kansellere/avbestille bookingen din. Husk å trykke «Lagre» kommentaren.
  4. Saksbehandler vil motta kommentaren din og vil sørge for å slette bookingen i systemet. Dette gjøres ved å avslå søknaden din.
  5. Når bookingen er kansellert/slettet, så vil du motta en e-post som forteller at bookingen din er avslått.

Bookingen din er dermed slettet, og andre kan leie ressursen på det aktuelle tidspunktet.