Hvordan komme i gang med AktivKommune?

Før du tar i bruk AktivKommune som saksbehandler, så bør du lese denne brukerveiledningen.

Før utleievirksomheten kan starte, må systemet settes opp med nok informasjon. Både superbruker/administrator (se nødvendige forberedelser for superbruker/systemadministrator) og saksbehandler må gjennomføre noen minimumsregistreringer i systemet før systemet kan settes i ordinær produksjon/drift. For saksbehandler er det følgende punkter som må gjennomgås:
[display-posts category=»Nødvendige forberedelser» posts_per_page=»-1″ include_date=»false» order=»ASC» orderby=»date»]

Hvordan behandle søknader i AktivKommune?

Som saksbehandler kan du ta i mot, behandle og følge opp søknader som kommer inn. De følgende sidene forklarer og viser hvordan søknadsbehandlingen foregår:

[display-posts category=»Søknader» posts_per_page=»-1″ include_date=»false» order=»ASC» orderby=»date»]

Hvordan komme i gang med fakturering?

I AktivKommune er det mulighet for å kunne ta betaling for utleie (det er ikke påkrevd). Flere kommuner tar ikke betaling for utleie i det hele, mens andre kommuner har ulik praksis for hvem som skal betale, og hvem som ikke skal betale for leie. Ta kontakt med driftsleverandør om du ønsker tips til hvordan betaling/fakturering kan foregå. Følgende sider viser hvordan fakturering settes opp og utføres i systemet:
[display-posts category=»Fakturering» posts_per_page=»-1″ include_date=»false» order=»ASC» orderby=»date»]

Prosesskart for søknadsprosessen kan du se her.

Hvordan endre en eksisterende tildeling?

Tildelinger for en sesong foretas i funksjon for sesongkalender i Aktiv kommune. Det vil allikevel kunne oppstå situasjoner der saksbehandlere ønsker å opprette tildelinger utenom sesongtildelingene. Mens et arrangement ofte er en type hendelse, er en tildeling gjentakende faste tider på ukedager for en organisasjon. Organisasjonen har gjerne søkt på forhånd om faste tider og tildelingen blir da opprettet som generelle rammer.

Tildeling kan opprettes fra menyvalg: BOOKING => SØKNADER => TILDELINGER. Velg «Ny tildeling». Det må fylles inn organisasjon, hvilken ukedag det gjelder, fra/til et klokkeslett, eventuelt en pris og ressurs. Dersom det ønskes opprettet tildeling utover en dag, må det krysse av at tildelingen skal gjelde for inneværende sesong og sesongen må angis.

Ved valget «Lagre» opprettes tildelingene fra dagens dato og ut sesongen. Tildelingen blir synlig i kalender og tilgjengelig for ansvarlige i organisasjonen som har fått tildelingen.

Du kan også opprette tildelinger fra menyvalget «Booking/søknader/Kalender ukeplan»: Søk frem og velg bygget du ønsker å registrere en tildeling på:

Klikk deg inn på bygget og du vil få frem kalender:

Finn en ledig tid innenfor rammene som er gitt for bygget og dobbeltklikk:

Du får da opp valg for oppretting av tildeling:

** bilde **

Legg inn organisasjon og velg om det skal oppdateres ut sesong. Du må også selvfølgelig angi riktig sesong du ønsker å opprette tildelingen på:

Velg «Lagre» nede til venstre og tildelingene opprettes ut sesongen.

TIPS: Det er forskjell på om dere oppretter en tildeling for èn eller flere ressurser. Opprettes det en tildeling som gjelder for bare en ressurs vil denne være uavhengig av andre ressurser ved en evt senere sletting/avbestilling. Opprettes en tildeling som inneholder to eller flere ressurser vil disse henge sammen og ikke kunne slettes uavhengig av hverandre.

Hvordan kansellere/avlyse bookinger på grunn av uforutsette hendelser i et bygg/anlegg?

Noen ganger opplever vi at et bygg/et anlegg (altså en ressursgruppe) som er leid ut ikke kan leies ut på grunn av at noe utforutsett har skjedd. Dette kan for eksempel være at det har kommet en vannlekasje, eller at utleieobjektet (ressursen) har blitt ødelagt og ikke kan brukes. Uansett grunn må innbyggere eller lag/organisasjoner som har fått godkjent en booking (et arrangement eller en tildeling) varsles om at de ikke lengre kan bruke utleieobjektet.
Bruk gjerne kommandoen:

BOOKING => SØKNADER => KALENDER-UKEPLAN

for å få oversikt over tildelinger og arrangementer på det aktuelle bygget/ anlegget, og som må avlyses/varsles på grunn av den uforutsette situasjonen.

Avlyse/kansellere en tildeling

Måten en tildeling blir kansellert/avlyst på er denne:
Saksbehandler legger inn et arrangement i det tidsrommet som utleieobjektet og/eller ressursgruppen blir utilgjengelig. Det nye «arrangementet» vil da overskrive (ta over tiden) til tildelingen som ligger der fra før. (Det nye arrangementet bør få tittelen «Stengt på grunn av….», se lenger ned på denne siden)
På denne måten får søker (innbygger eller lag/organisasjon) automatisk varsel (via e-post og/eller SMS) om at det er oppstått en situasjon som gjør at tildelingen deres er avlyst og ikke lar seg gjennomføre.

Avlyse/kansellere et arrangement.

Dersom det er godkjent arrangementer på den ressursgruppen som er blitt utilgjengelig for utleie, så må saksbehandler fjerne/slette alle arrangementer som er godkjent i aktuell periode. Saksbehandler må derfor med å gå inn på hver aktuelle søknad og trykke på knappen Avslå søknad for alle arrangementer som er i godkjent i tidsrommet som bygget/anlegget skal være utilgjengelig.

Her er selve rutinen for å avlyse/kansellere et arrangement. Velg kommandoen:

BOOKING => SØKNADER => ARRANGEMENTER

Her sorterer du i filteret slik at du får arrangementer tilknyttet aktuelt bygg under kolonnen «bygg/anlegg». Bruk gjerne også «Søk»-feltet. Du vil da se alle godkjente arrangement tilhørende dette bygget/anlegget.
Finn de arrangementene som ligger i tidsrommet hvor bygget/anlegget skal stenges.

Klikk på et av arrangementene. Du vil da bli tatt til et nytt skjermbilde som viser deg informasjon om det aktuelle arrangementet. På bunnen av denne siden er det en knapp som heter Tilbake (eller «Attende» på nynorsk). Når du klikker på den knappen blir du tatt til søknaden. Her kan du i bunnen av siden trykke på knappen Avslå søknad hvis du allerede er saksbehandler. Husk å skrive en informativ kommentar til søker.

Hvis du ikke er opprinnelig saksbehandler, må du først bli saksbehandler for søknaden, for deretter å avså søknaden (som over).

Fortsett å avslå søknader (kansellere arrangementer) til du har avslått alle arrangementene som ligger i tidsrommet hvor bygget/anlegget skal være utilgjengelig for utleie.

Når dette er gjort, oppretter du et nytt arrangement for å overskrive alle tildelinger slik at de aktuelle lag/organisasjoner/søkere får melding om kanselleringen (se avsnittet «Avlyse/kansellere en tildeling» over).

For å opprette et «stengt»-arrangement bruker du kommandoen
BOOKING => SØKNADER

Her klikker du på
ny

Et nytt skjermbilde dukker opp, og du må fylle ut skjemaet på ordinært vis:

Fyll ut aktuell informasjon i søknadsskjemaet (egentlig: informasjon om avlysningen/kanselleringen).

Feltnavn Aksjon /Forklaring
Hvorfor Informasjon om aktiviteten/arrangementet. Velg fra nedtrekksmenyen. Informasjon om arrangementet er det som vil vises i kalenderen, og du legger derfor her inn den innformasjonen du ønsker skal vises i kalendere. For eksempel: «Stengt grunnet reparasjoner.»
Hvor mange? Du må angi et estimat av antall deltakere for å kunne sende søknaden./ Nokså irrelevant, men et tall må oppgis.
Hvor Velg bygg/anlegg for aktiviteten/arrangementet og tilhørende ressurser som skal stenges eller ikke være tilgjengelig.
Når? Velg dato og klokkeslett for perioden hvor ressursen skal være stengt eller utilgjengelig. Du kan legge til flere datoer ved å klikke på Legg til dato .
Hvem Selv om ikke dette er et arrangement med deltakere må man velge en målgruppe for å kunne sende inn søknaden.
Kontaktinformasjon Selv om dette er ikke en ordinær bestilling, så må man oppgi en kontaktperson for «arrangementet».
Ansvarlig søker/ fakturainformasjon Du må oppgi en person som skal stå ansvarlig for søknaden, oppgi gjerne deg selv.
Juridiske betingelser Godkjenn de juridiske betingelsene.

Når søknaden er ferdig utfylt sender du den ved å klikke på
Send

Når søknaden er sendt, er det viktig at du husker å gå inn å godkjenne søknaden og opprette et arrangement (i «stengt-perioden»), ellers vil det ikke overskrive eksisterende arrangementer og tildelinger.

For å behandle en søknad kan du følge rådene i manualen for Hvordan behandle innkomne søknader?

Hvordan legge til aldersgruppe?

Begrepet aldersgrupper har i AktivKommune to funksjoner:

  1. Statistikkformål: Aldersgrupper har, sammen med målgrupper, som formål å gjøre det enklere å samle inn statistikk over hvem som bruker utleieobjektene.
  2. Fakturering: Flere kommuner praktiserer gratis utleie til barn og ungdom, mens for voksne er det laget en prisliste som danner grunnlag for fakturering av utleie. Med aldergrupper vil saksbehandler kunne avgjøre om utleieforholdet skal faktureres eller ikke, og samtidig kunne sette korrekt utleiepris basert på prislisten.

For hver fagavdeling/toppnivå (aktivitet) kan en kommune opprette egne aldersgrupper. For eksempel kan en kommune bestemme at for fagavdelingen/toppnivået «Kultur» skal utleie spesifisere barn og ungdom i tre ulike aldersgrupper; f.eks. «Barn 0-6 år» og «Barn 7-12 år» og «Barn/ungdom 13-18 år», mens de for fagavdelingen/toppnivået «Idrett» ønsker kun å ha en samlet gruppe: «Barn/ungdom 0-18 år».

For å legge til en ny aldersgruppe velger du kommandoen:

BOOKING => INNSTILLINGER => ALDERSGRUPPE

Skjermbildet som dukker opp ser slik ut:
skjermbilde aldersgruppe

Ved å klikke på navnet på aldersgruppen kan du gjøre endringer i den valgte aldersgruppen.

For å lage ny aldersgruppe klikker du på
ny

Fyll ut informasjonen om aldersgruppe:

Feltnavn Aksjon/ Forklaring
Aktiviteter: Velg aktivitet (toppnivå) fra nedtrekksmenyen som aldersgruppen skal gjelde for.
Navn: Navn på aldersgruppen, f.eks. Barn 0-6 år, Barn 0-16 år
Sortering: ..Ikke i bruk…
Beskrivelse: Beskrivelse av aldersgruppen.

Når du er ferdig klikker du på
lagre

Hvordan generere fakturafil til økonomisystem? (Agresso eller Visma)

Før du kan generere en fakturafil, må du forut ha godkjent og klargjort fakturagrunnlaget.

OBS! Før du starter med genereringen, må du vite at du har registrert rett mottaker/økonomisystem (Agresso brukes i beskrivelsen her, men det er likt for andre økonomisystemer). For å endre konteringsdimensjoner se «Hvordan endre konteringsdimensjoner for fakturaeksport.»

Når fakturagrunnlag er godkjent og klargjort, kan du generere en fakturafil ved å velge kommandoen:

BOOKING => FAKTURAEKSPORTER => KLAR FOR GENERERING

Skjermbildet ser da slik ut:
skjermbilde fakturagenerering

Kontroller at alle fakturabehandlere (om kommunen har flere av disse) er ferdig med å fakturere sine respektive bygg/anlegg (ressursgrupper) innen avtalt tid (for eksempel senest den 9. hver måned).

Når alle filene fra fakturabehandlere/saksbehandlerne er klar, klikk på
generer filer

Filene vil nå samles i en fil og få tildelt et ID-nummer.

Under «loggfil» kan du klikke på den blå teksten «last ned», og i neste omgang lagre filen som et dokument i en egen filmappe. Du velger selv om det skal lagres en kopi av filen lokalt på C:/-disken (anbefales ikke) eller på et (personlig) fellesområde (en annen disk).

..

Se skjermbilde for navn og forklaring på fil
skjermbilde fil navn og forklaring

Eksempel:
1502021 står for 15 = år, 02 = måned, og neste 02 = dag, og 1 er nummerering av antall filer om du sender flere filer på samme dag. Neste fil vil da måtte ha 2 til slutt, og neste deretter 3 til slutt, etc.

Klikk så «Last opp» under «Eksport».
Filen legger seg da på en server (avtalt filområde) hvor den vil bli hentet og overført til Agresso i løpet av en kjøring som finner sted om natten.

Send så en e-post med fakturafilen(e) til de aktuelle personene i din kommune (økonomi/regnskap/fakturering).

Dersom alt er OK, så mottar du du en e-post fra økonomi/regnskap/fakturering /(i Bergen: LRS)/ som bekrefter:
1. antall elementer og
2. totalsummen

som er overført til økonomisystemet.

NB! Hver kommune må trolig justere og tilpasse denne rutinen noe. Poenget med rutinen er at saksbehandler(faktureringsansvarlig) i Aktivkommune må:
1. varsle en person på økonomi/regnskap i aktuell kommune om at fakturafil er klar,
2. faktisk tilrettelegge for filoverføring, eventuelt sende aktuell fakturafil til rett sted/mottaker og
3. ideelt sett motta melding fra økonomi/regnskap om at overføringen har gått greit og at videre fakturering skjer i økonomisystemet (eller eventuelt få et varsel om at det er funnet feil i fakturagrunnlaget).

Innholdet i filen har nå fått et ordrenummer (f.eks. i Bergen er Aktivkommune tildelt 3700(…)-serien, det vil si at ordrenummeret starter med 3700 (…).

Dersom det finnes feil i filen som er overført, vil faktureringsansvarlig i Aktivkommune (som regel en saksbehandler) normalt motta en oversikt over feilene fra økonomi/regnskap (Agresso).

Alle feil må korrigeres før filen kan bli oversendt på ny fra Aktivkommune og til økonomisystemet. Faktureringsansvarlig må finne feilene og rette på disse;
med andre ord:
gjenta operasjonene som er beskrevet under klargjøring og generering av fakturagrunnlag.

Hvordan klargjøre fakturagrunnlag?

Vi anbefaler generelt at hvert enkelt bygg/anlegg (eller ressursgruppe) faktureres minimum hver måned. Det bør ikke gå for lang tid etter leieforholdet er avsluttet til at kunde mottar faktura.

De ulike kommunene har forskjellige utleiepriser og -regler. Aktivkommune er tilrettelagt for fakturering av utvalgte (eller alle) utleieforhold, avhengig av hva kommunen selv har bestemt skal være gratis utleie/utlån og hva som skal være fakturerbart. Aktivkommune er tilrettelagt for eksport av fakturagrunnlag til økonomisystemene Agresso og Visma. Det er mulig å tilrettelegge slik eksport også til andre økonomisystemer.

Har din kommune ikke noen praksis for å fakturere for utleie, så kan dere enkelt og greit hoppe over dette punktet (og sette pris til kr. 0,- for alle utleieforhold).

Rutine for klargjøring av fakturagrunnlag

For å starte med klargjøring av fakturagrunnlag, velger du først kommandoen:

BOOKING => FAKTURAEKSPORTER => KLAR FOR FAKTURERING

Skjermbildet ser da slik ut:
skjermbilde fakturering

Skriv inn de ressursgrupper (bygg/anlegg) som du ønsker å fakturere for, og velg dato (siste dato i aktuell måned, for eksempel 31.mars)

Klikk deretter på
vis alle

Klikk så på «Vis ikke eksporterte filer» slik at du får opp filer for bare den gjeldende perioden.

Det kommer da opp en liste.
Listen kan sorteres for hver kolonne.
Trykk på «Pris» (kolonneoverskriften) slik at de med høyest pris kommer først/øverst på listen.
Listen er teknisk sett klar til å eksporteres. Men før du sender listen til «fakturaeksport», er det nødvendig å sjekke om fakturagrunnlaget er korrekt.

Kontrollisten vil trolig være litt ulik fra kommune til kommune, men vi kommer med noen kontrolltips i listen under:

En vanlig sjekkliste for godkjenning av fakturagrunnlag er denne:
For hver rad i listen, sjekk dette:
1. Kontroller at kunde-id (organisasjonsnummer/fødselsnummer /ressursnummer (interne kunder)) er registrert riktig, det vil si at organisasjonsnummer og fødselsnummer er rett i forhold til søknad/leieforhold.
2. Dersom arrangementet/tildelingen har en kronesum, er denne i henhold til kommunens prisliste?
3. Dersom arrangementet/tildelingen ikke har en kronesum, er dette riktig i henhold til kommunens regelverk for (gratis) utlån/utleie?
4. Om pris må justeres, opp eller ned, skriv inn begrunnelse for hvorfor prisen endres (gjøres i Aktivkommune). Selve prisendringen må gjøres fra selve arrangementet/ tildelingen. Det loggføres i systemet hver gang prisen justeres; og historikken viser fra og til-pris, dato/tid for justeringen og hvilken saksbehandler som har registrert endringen.

Når nødvendig kontroll er gjennomført, kan selve fakturaeksporten startes:

Eksporten startes ved å klikke på «Eksport».
De aktuelle byggnavn/anleggsnavn(ressursgrupper) som skal inngå i fakturaeksporten registreres i begge felt.
Klikk så på «Eksport» en gang til.

Det lages da en fil som legger seg under «Klar for generering».

Når du har godkjent og klargjort fakturagrunnlaget, kan du gå videre i prosessen med å generere og sende en fakturafil

Rutine for Agresso-brukere (Bergen):

Den som har ansvar for å fakturere har fra 1.- 9. hver måned til å utføre arbeidet. Kun én fil skal sendes til LRS (Lønns- og RegnskapsSenteret) innen den 10. hver måned. For å starte med klargjøringen, velg kommandoen:

BOOKING => FAKTURAEKSPORTER => KLAR FOR FAKTURERING

Skjermbildet ser da slik ut:
skjermbilde fakturering

Her skriver du inn bygg/anlegg (for eksempel Meyermarken) og dato (siste dato i hver måned, for eksempel 31. mars), og klikker på
vis alle

Klikk så på «Vis ikke eksporterte filer» slik at du får opp filer for bare den gjeldende perioden.

Det kommer da opp en liste. Listen kan sorteres, trykk her på pris slik at de med høyest pris kommer først på på listen. Kontroller at kunde-id (organisasjonsnummer/fødselsnummer /ressursnummer (interne kunder)) er registrert i henhold til sjekklisten under Hvordan behandle innkomne søknader.

VIKTIG! Før listen eksporteres må det lages en kopi av fakturagrunnlaget, gjerne ved å «ta et bilde» med Utklippsverktøyet.Dette er fordi listen forsvinner når filen er eksportert.
Videre må det også utføres en manuell sjekk for å kontrollere at totalbeløpet til fakturagrunnlaget stemmer overens med totalsummen som er generert i Aktivkommune.
Til orientering: En kunde som har leid en eller flere ressurser mer enn én gang i løpet av en måned vil kun motta én faktura. Dette vil være en samlefaktura som spesifiserer detaljene i leieforholdene.

Listen er nå klar til å eksporteres. Dette gjøres ved å klikke på «Eksport». Det aktuelle husets navn registreres i begge felt. Klikk så på «Eksport» en gang til.

Det lages da en fil som legger seg under «Klar for generering».

Når du har klargjort fakturagrunnlaget, kan du gå videre i prosessen med å generere en fakturafil

Hvordan legge til ny målgruppe?

For å få mulighet til å ta ut statistikker for hvem som leier og bruker utleieobjektene (rom , anlegg, utstyr), så er begrepet målgrupper tatt i bruk i AktivKommune. Det er kommunene selv som bestemmer hvilke og hvor mange målgrupper som skal opprettes og som dermed skal være med i statistikken.

I nåværende versjon av systemet er det publikum/lag/organisasjoner som krysser av for aktuell målgruppe i søknadsskjemaet.
Om det er behov for det, så har saksbehandler mulighet til å korrigere denne avkryssingen senere i saksbehandlingen.

Det er sannsynlig at både praksis og utforming på denne funksjonen blir korrigert i de kommende versjoner av systemet. Målsettingen er at søknadsprosessen skal være så enkel som mulig, og statistikken blir trolig bedre om det er saksbehandler som krysser av for målgruppe (basert på søknadstekst elles og erfaringer fra tidligere).

For å opprette og definere en målgruppe bruker du kommandoen
BOOKING => INNSTILLINGER => MÅLGRUPPE

Du får da opp dette skjermbildet:

maalgruppe

Du kan endre på eksisterende målgrupper ved å klikke på (det blå) navnet på aktuell målgruppe. Du åpner da et nytt skjermbilde som vil gi deg mulighet til å endre på opplysninger om målgruppen.

For å opprette ny målgruppe klikker du på
ny

Fyll ut informasjonen om målgruppen:

Feltnavn Aksjon/ Forklaring
Aktiviteter: Velg i nedtrekksmenyen hvilken aktivitet du ønsker å knytte målgruppen til.
Målgruppe: Navn på målgruppe.
Sortering: ..Ikke i bruk…
Beskrivelse: Beskrivelse av målgruppen. Eksempel: Barn fra 0 til og med 16 år.

Når du er ferdig, klikker du på
lagre